BRUXSAFOL: Neuer Shopware B2B-Store auf antikem Fundament

Seit über 50 Jahren ist die BRUXSAFOL Folien GmbH Spezialanbieter für hochwertige selbstklebende Funktionsfolien im Bau- und Automotive-Bereich. Zum Portfolio des Unternehmens mit Sitz in Hammelburg gehören unter anderem Sonnenschutz-, Sicherheits-, Lackschutz- und Car-Wrapping-Folien für die professionelle Anwendung. Beliefert werden insbesondere Fachbetriebe und Wiederverkäufer in Europa, dem Nahen Osten und den USA. Besonders bekannt ist BRUXSAFOL für seine starke technische Beratung, seine modernen Schulungskonzepte im eigenen Haus sowie seinen herausragenden Kundenservice.

Challenge

Wenn du das Wort „Folie“ hörst, woran denkst du? Das Sandwich von der Tankstelle? Den Tageslichtschreiber in deiner alten Schule? Oder daran, dass du beim nächsten Einkauf die Alufolie nicht vergessen darfst?

Woran du vermutlich nicht gedacht hast, ist ein Hochleistungswerkstoff, der den Energieverbrauch von Gebäuden drastisch senkt, Fassaden wasserdicht und atmungsaktiv macht oder Schall besser schluckt als eine doppelt verglaste Fensterscheibe.

Technische Klebefolien sind einer der größten Innovationstreiber in der modernen Industrie. Geschätzte 50 bis 70 Milliarden US-Dollar werden mit dem Produkt inzwischen jedes Jahr umgesetzt – also ungefähr so viel wie mit allen weltweiten Kinofilmproduktionen zusammen.

Apropos weltweit: Als Spezialist für Klebefolien beliefert BRUXSAFOL Betriebe auf (fast) allen Erdteilen. In den nächsten Wochen geht der neue B2B-Shop des Unternehmens live, den wir über die letzten zwei Jahre aufgebaut haben. Warum die Entwicklung alles andere als ein Standardprojekt war, verrät dir unsere Fallstudie. Von BRUXSAFOL teilt uns die E-Commerce-Managerin Doreen Petersen ihre Erfahrungen über das große Projekt.

Des Pudels Kern: Ein ERP aus dem letzten Jahrtausend

Zwei Jahre Entwicklungszeit für einen B2B-Store? Hat der Bundeskanzler mit seiner Meinung zur Arbeitsmoral in unserem Land etwa doch recht? Mitnichten, denn dazu zweierlei:

Zunächst war der BRUXSAFOL-Store kein Relaunch und auch keine Migration, sondern eine vollständige Neuentwicklung. Seinen alten Shop hat das Unternehmen aufgrund immer schlimmer werdender technischer Probleme bereits 2018 aufgegeben. In den vergangenen Jahren bestellten Kunden per Telefon, E-Mail oder Messenger-App. Allerdings rechtfertigt dieser Umstand alleine noch keine 24 Monate Arbeit.

Aber da wäre auch noch das ERP-System, das bei BRUXSAFOL läuft und sich im Laufe der Jahre in so gut wie jeden Unternehmensbereich geschlichen hat – von der Lagerlogistik über das Bestellwesen und die Kundenverwaltung bis hin zur Buchhaltung mit sämtlichen Ein- und Ausgangsrechnungen. Über wie viele Jahre reden wir hier? Es sind 28.

Nur noch zweimal um die Sonne und das ERP darf ein H-Kennzeichen beantragen. Für ein Auto ist das schon alt, für Software ist Baujahr 98 gewissermaßen IT-Steinzeit. Damals wusste niemand, was eine App ist, die Cloud war nur eine weitere Vokabel aus der Unterstufe und Windows nicht mehr als eine GUI auf MS-DOS-Basis.

Wie viele Updates, Umbauten, Custom-Code-Zeilen und Workarounds das ERP in mehr als einem Vierteljahrhundert mit auf den Weg bekommen hat, weiß heute nicht mal mehr sein Entwickler. Trotzdem musste der neue Store vollständig in das System integriert werden, denn ein ERP ist nach so langer Zeit quasi unaustauschbar – und vor allem deshalb zog sich die Entwicklungsarbeit ein wenig länger hin.

Nevertheless, the new store had to be fully integrated into the system. After such a long time, an ERP becomes virtually irreplaceable, and that is precisely why the development work took a little longer.

Aber von vorn, denn bevor es an die Anbindung ging, waren ein paar weitere Schritte notwendig:

1. B2B-Systemsuche: Darum wurde es Shopware

Dem Team bei BRUXSAFOL war klar, dass die Verbindung zwischen ERP und Store eine gewaltige Baustelle werden würde. Daher legte man besonderen Fokus auf die Auswahl und investierte viel Zeit in die Recherche. Schlussendlich fiel die Wahl auf Shopware, insbesondere aus drei Gründen:

Erstens ist die Plattform prädestiniert für anspruchsvolle B2B-Projekte; auch ein extrem technischer Store wie der BRUXSAFOL-Shop, in dem Ware sowohl von der Rolle als auch als individueller Zuschnitt in Inch oder Meter verkauft wird, lässt sich mit Shopware zuverlässig realisieren.

Zweitens versprach Shopware als sehr offene Plattform die größten Chancen auf eine vollständige Anbindung des Legacy-ERPs. Denn merke: Wenn es um die Systemintegration geht, ist es in der Regel deutlich effizienter, den Shop an das ERP anzupassen und nicht umgekehrt.

„Kundenservice hat bei uns seit jeher einen enormen Stellenwert. Der neue Store soll deshalb nicht einfach nur Bestellungen digitalisieren oder Prozesse beschleunigen. Viel wichtiger ist, dass unser Team dadurch mehr Zeit für das bekommt, was BRUXSAFOL seit Jahren auszeichnet: persönliche Beratung, technische Unterstützung und den direkten Austausch mit unseren Kunden.“

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Und drittens hat sich BRUXSAFOL in den Gesprächen mit Shopware einfach gut beraten gefühlt. Alle Fragen wurden kompetent beantwortet, Unklarheiten waren schnell beseitigt. Sogar einen Tipp für die passende Agentur hatte Shopware in petto.

2. Agentursuche: Darum wurde es Strix

Denn der Erstkontakt zwischen BRUXSAFOL und uns kam durch eine Empfehlung seitens Shopware zustande. Allerdings ist eine Empfehlung noch kein Auftrag. Warum BRUXSAFOL sich für Strix entschieden hat, erklärt Doreen Petersen so:

„Der versierte Eindruck, den Shopware bei uns hinterlassen hat, hat sich bei Strix nahtlos fortgesetzt. Auf jede einzelne Fachfrage kam eine souveräne Antwort; noch bevor das Projekt überhaupt gestartet war, hatte ich meinen persönlichen Ansprechpartner. Vom ersten Moment an hat es einfach gepasst, auch menschlich.

Endgültig überzeugt haben mich dann zwei Dinge: Zum einen, wie gut Strix auf den Job vorbereitet war. Noch vor dem Startschuss hatten wir eine ausführliche Dokumentation vorliegen. Auf dem Papier war der Store quasi schon fertig und musste nur noch in den Details angepasst werden.

Und dann war da der Moment, in dem die ITler unserer ERP-Agentur das erste Mal mit im Meeting waren. Worüber sich die Informatiker unterhalten haben, konnte ich zwar nicht in allen Einzelheiten nachvollziehen, aber es war klar: Hier sprechen Menschen miteinander, die wissen, was sie tun.“

„Nach den ersten Gesprächen hatte ich einfach das Gefühl: Das passt. Nicht nur fachlich, sondern auch menschlich. Da saßen keine Dienstleister vor uns, die uns irgendetwas verkaufen wollten, sondern Menschen, die wirklich verstanden haben, worauf es uns ankommt.“

– Doreen Petersen, E-Commerce-Managerin bei BRUXSAFOL

3. Die Umsetzung: Ein Projekt in drei Phasen

Als das Go von BRUXSAFOL kam, ging es nicht sofort in die Programmierung. Denn jedes vernünftige Projekt beginnt mit:

Phase 0: Audit und Vorbereitung

Über eine gelungene Systemintegration entscheidet vor allem die Datenqualität. Aus diesem Umstand wiederum resultiert Arbeit für zwei Seiten: für uns und unseren Kunden.

Unser Job war es, exakt zu dokumentieren, welche Daten an welcher Stelle im System benötigt werden, in welcher Form sie vorliegen müssen, aus welcher Quelle sie stammen und an welches Modul im ERP sie zurückgesendet werden müssen. Stück für Stück entsteht so ein Netzplan, der mitunter ähnlich komplex wirkt wie die Disposition eines Logistikunternehmens: Ladung, Ziel, Fahrzeit, Zwischenstopps – all das lässt sich gedanklich gut auf die Systemintegration übertragen.

Team BRUXSAFOL dagegen schwang den digitalen Kehrbesen: In über 50 Jahren Unternehmensgeschichte und 28 Jahren ERP-Betrieb sammeln sich Unmengen an Duplikaten, Karteileichen und Datenfehlern an. Das mag nach ärgerlicher Mehrarbeit klingen, ist aber eine wichtige Aufgabe.

Denn genau wie ein Lager ohne sauber geführte Bestandslisten quasi nutzlos ist, verliert auch eine Datenbank ihren Wert, wenn sie nicht regelmäßig entrümpelt wird. Das richtige Mindset ist also nicht: „Muss das wirklich sein?“, sondern: „Im Sinne von Performanz und Übersichtlichkeit tun wir uns gerade selbst einen gewaltigen Gefallen.“

Phase 1: Die Umsetzung

Auf Basis des solide gegossenen Fundamentes erfolgte anschließend die technische Realisation. Als Nadelöhr erwies sich dabei, wie bereits mehrfach angesprochen, die Integration des ERP. Hier waren wir auf die Zusammenarbeit mit der IT der „Softwareschmiede“ angewiesen, die das System entwickelt hat.

Die Anbindung konnte dabei nur iterativ erfolgen: Wir machten einen Schritt, das Team der Softwareschmiede übernahm den nächsten. Das klingt mühselig, lässt sich bei einem so verbauten Stück Software aber nicht anders realisieren. Jeder einzelne Baustein muss ausgiebig getestet werden, denn wo sich Verbindungen, Redundanzen und Abhängigkeiten im Legacy-System unvorhergesehen auswirken, lässt sich allein in der Theorie unmöglich vorhersagen.

Entscheidend sind dabei nicht nur Sorgfalt und Fachwissen, sondern auch eine ausführliche Dokumentation. Doreen Petersen dazu:

„Strix hat jeden einzelnen Schritt, jede Funktion und jedes Feature sauber dokumentiert, und zwar nicht in unzugänglichem Fachchinesisch, sondern so klar und verständlich, dass mein Team und ich problemlos damit arbeiten können. Was wir bekommen haben, ist also nicht bloß ein Arbeitsnachweis, den sich nie wieder jemand ansieht, sondern ein komplettes Nachschlagewerk, das uns bei Problemen echte Hilfe zur Selbsthilfe ermöglicht.“

„Dokumentation klingt erstmal trocken – im Alltag ist sie aber Gold wert.“

– Doreen Petersen, E-Commerce-Managerin bei BRUXSAFOL

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Moment mal! Wo ist die dritte Phase? Die läuft gerade, denn jeder IT-Profi weiß, dass man ein System niemals einfach unter Volldampf in die echte Welt fahren lässt.

Phase 3: Live-Test

Denn zwar ist der Store bereits scharfgeschaltet und vollständig einsatzbereit, allerdings bislang nicht für alle Kunden zugänglich. Momentan dürfen erste ausgewählte Geschäftspartner ihn testen und Feedback geben. Dabei war es für BRUXSAFOL wichtig, auf Heterogenität zu achten. Schließlich hat der moderne Autotuner aus Hamburg ganz andere Anforderungen an einen B2B-Store als der familiengeführte Handwerksbetrieb aus Nüdlingen.

„Unsere Kunden arbeiten sehr unterschiedlich – vom spezialisierten Handwerksbetrieb bis zum internationalen Partnerunternehmen. Genau diese Vielfalt soll der Store zukünftig abbilden können.“

– Doreen Petersen, E-Commerce-Managerin bei BRUXSAFOL

Bislang fällt das Urteil der Kundschaft durchgehend positiv aus. Komfort, einfache Bedienbarkeit und schnelle Abwicklung kommen gut an. Dem vollen Launch im Juli dieses Jahres steht nur noch wenig im Wege. Allerdings ist noch mehr geplant.

Next Steps

Momentan läuft der Shop mit allen Basisfunktionen, die ein B2B-Store braucht. In den nächsten Monaten werden wir ihn um Komfort-Features ergänzen. Um dir eine Idee zu geben: Ganz oben auf der To-do-Liste steht eine Verfügbarkeitsampel. Grün heißt, das Produkt ist vorrätig. Gelb bedeutet, das Wunschprodukt ist nicht auf Lager, aber es gibt gleichwertige Alternativen. Und Rot sollte möglichst nie aufleuchten …

Bis Ende des Jahres ist außerdem die Internationalisierung des Stores geplant. Zunächst für Europa, dann für Asien und die USA. Dazu gesellen sich Kleinigkeiten wie die Einbindung weiterer Bezahloptionen oder Versandmöglichkeiten. Eben all das, was für einen funktionierenden Store nicht unbedingt nötig ist, aber den Einkauf letztendlich zu einem rundum gelungenen Erlebnis macht.

To be continued…

Harte Zahlen können wir dir an dieser Stelle also noch nicht präsentieren. Aber selbstverständlich bleiben wir mit Doreen Petersen in Kontakt und ergänzen diesen Beitrag, sobald wir neue Informationen bekommen. Damit du selbige nicht verpasst, meldest du dich am besten zu unserem Newsletter an.

Bis dahin nur so viel: BRUXSAFOL ist auf genau dem richtigen Kurs, seinen ohnehin schon hervorragenden Kundenservice noch einmal zu verbessern. Denn wo nicht mehr mühselig Bestellungen am Telefon entgegengenommen werden müssen, ist deutlich mehr Zeit für Beratung, Troubleshooting oder einfach ein freundliches Wort. Für Neukunden wird die Erstbestellung deutlich einfacher und die durchdigitalisierten Millennials müssen sich nicht mehr durch ein Telefonat quälen.

Und was bleibt für dich? Vor allem der Hinweis, dass du dich gerne an uns wenden kannst, wenn dein Uralt-ERP dich bislang vom Schritt Richtung E-Commerce abgehalten hat. Denn wenn der BRUXSAFOL-Case dir eines gezeigt haben sollte, dann dass sich selbst das langbärtigste Legacy-System vollständig an einen modernen Store anbinden lässt.

Was wir sonst noch für dich tun können, zeigen wir dir ebenfalls gerne. Besuche dafür einfach die Seite mit unseren Leistungen. Was wir mit Shopware bereits möglich gemacht haben – und für dich möglich machen können – erfährst du dagegen auf unserer Partnerseite. In jedem Fall freuen wir uns darauf, von dir zu hören.

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