Al meer dan 50 jaar is BRUXSAFOL Folien GmbH gespecialiseerd leverancier van hoogwaardige zelfklevende functionele folies voor de bouw- en automotivesector. Het bedrijf, gevestigd in Hammelburg, biedt een portfolio met onder meer zonwerende folies, veiligheidsfolies, lakbeschermingsfolies en carwrapfolies voor professionele toepassingen.

BRUXSAFOL levert vooral aan gespecialiseerde bedrijven en resellers in Europa, het Midden-Oosten en de Verenigde Staten. Het bedrijf staat vooral bekend om zijn sterke technische advisering, moderne interne trainingsconcepten en uitstekende klantenservice.

Waar denk je aan bij het woord "folie"? Aan het broodje in plasticfolie van het tankstation? De overheadprojector van je oude school? Of dat je bij de volgende boodschappen niet het aluminiumfolie moet vergeten?

Waar je waarschijnlijk níét aan dacht: een hightech materiaal dat het energieverbruik van gebouwen drastisch verlaagt, gevels waterdicht én ademend maakt, of geluid beter absorbeert dan dubbel glas.

Technische plakfolies horen bij de grootste aanjagers van innovatie in de moderne industrie. De markt is vandaag naar schatting goed voor 50 tot 70 miljard dollar per jaar, ongeveer evenveel als de wereldwijde filmindustrie.

Over wereldwijd gesproken: als foliespecialist levert BRUXSAFOL aan bedrijven op (bijna) elk continent. De komende weken gaat de nieuwe B2B-shop van het bedrijf live: een project waar we de afgelopen twee jaar aan hebben gewerkt.

Waarom de ontwikkeling allesbehalve een standaardproject was, lees je in deze case study. Doreen Petersen, E-commerce Manager bij BRUXSAFOL, deelt haar ervaringen uit dit grote project.

De kern: een ERP uit het vorige millennium

Twee jaar ontwikkeltijd voor een B2B-shop klinkt misschien lang, maar dat geldt niet voor dit project en wel om twee redenen:

Ten eerste was de BRUXSAFOL-shop geen relaunch en geen migratie, maar een volledig nieuwe ontwikkeling. Het bedrijf nam al in 2018 afscheid van zijn vorige shop vanwege steeds ernstigere technische problemen. De afgelopen jaren bestelden klanten via telefoon, e-mail of messaging-apps. Maar dat alleen verklaart nog geen 24 maanden werk.

En dan is er het ERP-systeem van BRUXSAFOL, dat in de loop der jaren is doorgedrongen tot vrijwel elk onderdeel van het bedrijf: van magazijnlogistiek en orderbeheer tot klantadministratie en boekhouding, inclusief alle inkomende en uitgaande facturen.

Over hoeveel jaar hebben we het dan?

Achtentwintig.

Nog twee rondjes om de zon en het ERP zou een oldtimerkenteken kunnen aanvragen. Dat is oud voor een auto en voor software is bouwjaar 1998 zo ongeveer het stenen tijdperk van de IT.

Toen wist niemand wat een app was, was de cloud hooguit een woordje uit de Engelse les, en was Windows weinig meer dan een grafische schil bovenop MS-DOS.

Hoeveel updates, aanpassingen, regels maatwerkcode en workarounds het ERP in ruim een kwart eeuw heeft verzameld, weet zelfs de oorspronkelijke ontwikkelaar niet meer.

Toch moest de nieuwe shop volledig in het systeem worden geïntegreerd. Na zo'n lange tijd is een ERP praktisch onvervangbaar en precies daarom duurde het ontwikkelwerk iets langer.

Maar laten we bij het begin beginnen, want voordat de integratie kon starten, waren er eerst een paar extra stappen nodig.

1. De keuze voor het B2B-platform: waarom het Shopware werd

Het team van BRUXSAFOL wist dat het koppelen van ERP en shop een flinke uitdaging zou worden. Daarom kreeg de keuze van het juiste platform extra aandacht en werd er flink wat tijd in onderzoek gestoken.

Uiteindelijk viel de keuze op Shopware, om drie redenen.

Ten eerste is het platform uitstekend geschikt voor veeleisende B2B-projecten. Zelfs een zeer technische shop als die van BRUXSAFOL, waar producten zowel per rol als op maat gesneden in inches of meters worden verkocht, is met Shopware betrouwbaar te realiseren.

Ten tweede bood Shopware als zeer open platform de beste kansen om het verouderde ERP volledig te integreren. Want bij systeemintegratie is het meestal veel efficiënter om de shop aan het ERP aan te passen dan andersom.

“Klantenservice is voor ons altijd enorm belangrijk geweest. De nieuwe shop is dan ook niet alleen bedoeld om bestellingen te digitaliseren of processen te versnellen. Veel belangrijker: hij geeft ons team meer tijd voor waar BRUXSAFOL al jaren om bekendstaat; persoonlijk advies, technische ondersteuning en direct contact met onze klanten.”

Ten derde voelde BRUXSAFOL zich tijdens de gesprekken met Shopware simpelweg goed geadviseerd. Elke vraag werd deskundig beantwoord, onduidelijkheden waren snel opgehelderd, en Shopware had zelfs een aanbeveling voor de juiste agency.

2. De keuze voor het bureau: waarom het Strix werd

Het eerste contact tussen BRUXSAFOL en ons kwam tot stand via een aanbeveling van Shopware. Maar een aanbeveling alleen levert nog geen project op. Doreen Petersen legt uit waarom BRUXSAFOL voor Strix koos:

“De professionele indruk die Shopware op ons maakte, zette zich naadloos voort bij Strix. Elke technische vraag werd met zekerheid beantwoord, en nog voordat het project was gestart, had ik al mijn vaste aanspreekpunt. Vanaf het eerste moment klikte het gewoon, professioneel én persoonlijk.

Wat mij uiteindelijk overtuigde, waren twee dingen. Ten eerste hoe goed voorbereid Strix aan het project begon. Nog vóór de officiële kick-off ontvingen we uitgebreide documentatie. Op papier was de shop eigenlijk al af en hoefde alleen nog op detailniveau te worden bijgesteld.

En dan was er het moment waarop de IT-specialisten van onze ERP-partner voor het eerst bij een meeting aanschoven. Ik kon niet elk technisch detail volgen van wat de developers bespraken, maar één ding was duidelijk: hier zaten mensen met elkaar te praten die precies wisten waar ze mee bezig waren.

Na de eerste gesprekken voelde ik gewoon: dit klopt. Niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk. Dit waren geen dienstverleners die ons iets wilden verkopen, maar mensen die echt begrepen waar het ons om ging."
- Doreen Petersen, E-Commerce Manager bij BRUXSAFOL

3. De implementatie: een project in drie fases

Toen BRUXSAFOL groen licht gaf, begon de ontwikkeling niet meteen. Elk verstandig project start met:

Fase 0: audit en voorbereiding

Een geslaagde systeemintegratie valt of staat met datakwaliteit. En dat betekent werk voor beide kanten: voor ons én voor de klant.

Onze taak was om exact te documenteren welke data waar in het systeem nodig is, in welk formaat die moet bestaan, waar die vandaan komt en naar welke ERP-module die moet worden teruggestuurd.

Stap voor stap ontstaat zo een netwerkschema dat soms net zo complex oogt als de ritplanning van een logistiek bedrijf: lading, bestemming, reistijd, tussenstops, al die begrippen zijn verrassend goed toe te passen op systeemintegratie.

Ondertussen pakte team BRUXSAFOL de digitale bezem op.

In ruim 50 jaar bedrijfsgeschiedenis en 28 jaar ERP-gebruik stapelen zich onvermijdelijk enorme hoeveelheden duplicaten, verouderde records en datafouten op.

Dat klinkt misschien als frustrerend extra werk, maar het is een belangrijke klus.

Net zoals een magazijn zonder goed bijgehouden voorraadadministratie vrijwel onbruikbaar is, verliest ook een database zijn waarde als die niet regelmatig wordt opgeschoond.

De juiste mindset is dan ook niet "moet dit nou echt?", maar "qua performance en overzicht doen we onszelf hier een enorm plezier mee."

Fase 1: implementatie

Op dit stevige fundament volgde de technische implementatie.

Zoals al meerdere keren genoemd, bleek de ERP-integratie het knelpunt. Hier werkten we samen met het IT-team van het softwarebedrijf dat het systeem oorspronkelijk had ontwikkeld.

De integratie kon alleen iteratief worden uitgevoerd. Wij rondden een stap af, daarna pakte het team van het softwarebedrijf de volgende op.

Dat klinkt omslachtig, maar bij zo'n zwaar gecustomiseerd stuk software kan het simpelweg niet anders.

Elk afzonderlijk onderdeel moet grondig worden getest, omdat je puur theoretisch onmogelijk kunt voorspellen waar verbindingen, redundanties en afhankelijkheden binnen een legacy-systeem onverwachte effecten hebben.

Het draait hier niet alleen om zorgvuldigheid en expertise, maar ook om volledige documentatie.

Doreen Petersen zegt daarover:

“Strix documenteerde elke stap, elke functie en elke feature grondig; niet in ontoegankelijk technisch jargon, maar zo helder en begrijpelijk dat mijn team en ik er zonder moeite mee kunnen werken. Wat we kregen is niet zomaar een projectrapport waar niemand ooit nog naar omkijkt, maar een compleet naslagwerk waarmee we onszelf echt kunnen helpen als er problemen opduiken. Documentatie klinkt in eerste instantie droog, maar in de dagelijkse praktijk is het goud waard.”
- Doreen Petersen, E-Commerce Manager bij BRUXSAFOL

Fase 3: live testen

De shop is al live en volledig operationeel, maar nog niet toegankelijk voor alle klanten.

Op dit moment testen geselecteerde zakenpartners de shop en geven ze feedback.

Voor BRUXSAFOL was een diverse testgroep belangrijk. Een modern autocustomizing-bedrijf in Hamburg stelt immers heel andere eisen aan een B2B-shop dan een familiebedrijf in Nüdlingen.

“Onze klanten werken op heel verschillende manieren; van gespecialiseerde vakbedrijven tot internationale partnerbedrijven. Precies die diversiteit moet de shop straks kunnen weerspiegelen.”
- Doreen Petersen, E-Commerce Manager bij BRUXSAFOL

Tot nu toe is de klantfeedback onverdeeld positief. Vooral het gemak, de gebruiksvriendelijkheid en de snelle verwerking vallen in de smaak.

Weinig staat de volledige lancering, gepland voor juli dit jaar, nog in de weg.

Maar er zit alweer meer in de pijplijn.

De volgende stappen

De shop draait momenteel met alle kernfuncties die een B2B-shop nodig heeft.

De komende maanden breiden we hem uit met extra gemaksfuncties.

Om een idee te geven: bovenaan de to-dolijst staat een beschikbaarheidsstoplicht.

Groen betekent: het product is op voorraad.

Geel betekent: het gewenste product is tijdelijk niet leverbaar, maar er zijn gelijkwaardige alternatieven beschikbaar.

En rood zou idealiter nooit moeten verschijnen.

Tegen het einde van het jaar staat ook de internationalisering van de shop op de planning; eerst voor Europa, daarna voor Azië en de VS.

Verdere verbeteringen zijn onder meer extra betaalmethoden en verzendopties.

Kortom: alles wat niet strikt noodzakelijk is voor een werkende shop, maar uiteindelijk wél het verschil maakt tussen een goede en een écht uitstekende koopervaring.

Wordt vervolgd...

Harde cijfers kunnen we op dit moment nog niet laten zien.

Uiteraard blijven we in nauw contact met Doreen Petersen en werken we dit artikel bij zodra er nieuwe informatie beschikbaar is.

Wil je geen update missen? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.

Tot die tijd is één ding al duidelijk:

BRUXSAFOL zit op precies de juiste koers om zijn toch al uitstekende klantenservice verder te verbeteren.

Als bestellingen niet langer handmatig via de telefoon hoeven te worden aangenomen, blijft er aanzienlijk meer tijd over voor advies, probleemoplossing, of gewoon een goed gesprek.

Voor nieuwe klanten wordt de eerste bestelling een stuk eenvoudiger, en volledig gedigitaliseerde millennials hoeven zich niet langer door een telefoongesprek heen te worstelen.

En wat kun jij hiervan meenemen?

Vooral dat je welkom bent om contact met ons op te nemen als jouw legacy-ERP tot nu toe de stap naar e-commerce in de weg stond.

Want als de BRUXSAFOL-case één ding laat zien, is het dat zelfs het meest stokoude legacy-systeem volledig te koppelen is aan een moderne webshop.

Dit project is gebouwd met onze technologie partners: