Cyfrowy fundament sprzedaży B2B w Grupie 3W

Historia Klienta: fuzja i wyzwanie

Grupa 3W to duża, rozbudowana organizacja z sektora dystrybucji materiałów budowlanych i instalacyjnych. W 2023 roku do grupy dołączyła spółka Tadmar. Była to dziesiąta, i zarazem największa do tej pory, akwizycja w historii 3W – transakcja, która podwoiła skalę jej działalności. Gdy do Grupy dołączyła spółka Tadmar, 3W była już w trakcie prac nad fundamentami cyfrowej transformacji.

Historia współpracy 3W i Strix rozpoczęła się od poszukiwań rozwiązań e-commerce. W trakcie wspólnych analiz obie firmy doszły do wniosku, że największym i strategicznym obszarem do usprawnienia jest praca przedstawicieli handlowych. To właśnie dla nich należało stworzyć pierwsze cyfrowe narzędzie – system, który stanie się codziennym środowiskiem pracy i punktem wyjścia do dalszych działań w kierunku e-commerce B2B oraz rozwijania strategii Unified Commerce.

Rozwiązanie: Panel Sprzedaży szyty na miarę

Impulsem do rozpoczęcia projektu Panelu Sprzedaży była potrzeba poprawy efektywności codziennej pracy zespołu handlowego. Ponad 500 przedstawicieli handlowych Grupy 3W każdego dnia odpowiada za kontakt z klientami i ofertowanie specjalistycznego asortymentu. Dotychczasowe narzędzia, w tym system ERP, nie były przystosowane do tej roli. System ERP - z natury zaprojektowany do obsługi procesów wewnętrznych, nie wspierał płynnego, intuicyjnego tworzenia ofert ani nie pozwalały na szybkie wdrażanie nowych pracowników, którzy muszą operować wiedzą o dziesiątkach tysięcy SKU.

Strix zaproponował autorskie, headlessowe rozwiązanie: Panel Sprzedaży, który z jednej strony przypomina ERP w funkcjach przeznaczonych dla handlowców i menedżerów, ale z drugiej strony jest o wiele bardziej elastyczny, łatwiejszy w obsłudze i dopasowany do realiów pracy – zarówno w oddziałach, jak i w terenie.

Od początku projekt był ambitny. Klient potrzebował:

• Jednego miejsca, w którym handlowcy tworzą oferty i zamówienia, mają wgląd w stany magazynowe i dane kontrahentów.
• Zwiększenia efektywności codziennej pracy: panel miał pozwalać na realizację zadań wydajniej nawet o 30% oraz na przygotowanie oferty szybciej niż dotychczas z dowolnego urządzenia, również gdy handlowiec przebywa na budowie u klienta. 
• Skrócenia czasu wdrożenia nowych handlowców, do kilku dni.
• Maksymalnego uproszczenia procesu – dzięki wizardom (oprogramowaniu, które stanowi rodzaj interfejsu użytkownika, dzieląc skomplikowane procesy na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki), podpowiedziom i automatyzacji.
• Rozwiązania, które z jednej strony będzie w czasie rzeczywistym komunikowało się z systemem ERP, z drugiej - dużą część zadań przejmie na siebie, odciążając tym samym i tak mocno eksploatowany system.
• Możliwości szybkiej adaptacji: np. dodawania nowych funkcjonalności, integracji z PIM czy skanerami ręcznymi.
• Elastycznego procesu zarządzania ceną ofertową oraz rabatami indywidualnymi w warunkach integracji cenników z systemem ERP.
• Wygodnego, nowoczesnego panelu dla pionu handlowego zawierającego wszystkie niezbędne moduły, narzędzia i funkcjonalności wykorzystywane w codziennej pracy.

Strix nie odgrywał wyłącznie roli dostawcy usług. Klient od początku traktował zespół Strix nie tylko jako wykonawcę, ale partnera doradczego, który rozumie zarówno technologię, jak i realia biznesowe w B2B.

Skala: od MVP do platformy dla tysiąca handlowców

Projekt rozpoczął się w kwietniu 2024 r. W ciągu dziewięciu miesięcy udało się uruchomić MVP dla pierwszej spółki i miesiąc później – dla kolejnej.

Co powstało?

• Panel sprzedaży obsługujący dwa niezależne zespoły: 3W i Tadmar.
• System, który integruje się z ERP, co umożliwiło „miękkie przejście”– bez przestojów dla biznesu.
• Architektura headless, oparta o Magento, pozwalająca na szybkie wdrożenia i rozbudowy.
• Moduły ułatwiające ofertowanie dla handlowców oraz zarządzanie użytkownikami i rolami dla administratorów.
• Rozwiązania pozwalające szybko reagować na potrzeby: np. integracja ze skanerami ręcznymi, personalizacja ofert.

Finalnie panel sprzedaży objął blisko tysiąc aktywnie działających użytkowników. Co ważne, korzysta z niego nie tylko sprzedaż, ale także dyrektorzy, kierownicy czy zarząd, np. do akceptacji ofert.

Równolegle z budową Panelu rozpoczęto wdrożenie systemu Ergonode PIM, który stanowi kluczowy komponent w zarządzaniu informacją produktową. Dzięki niemu Grupa 3W może ustandaryzować dane, poprawić jakość opisów i atrybutów oraz zapewnić spójność informacji w ofertach składanych przez handlowców. PIM powstał również z myślą o docelowej platformie e-commerce B2B.

Innowacyjność: co wyróżnia ten projekt?

Projekt wyróżniał się pod kilkoma względami – od technologicznej elastyczności po głębokie zrozumienie procesów handlowych. Kluczowe elementy to m.in.:

• Architektura headless – elastyczna, pozwalająca rozwijać system niezależnie od front- i backendu, przygotowana na przyszły rozwój.
• Szycie na miarę – gotowe komponenty Magento nie wystarczały, dlatego Strix stworzył spersonalizowane obiekty ofertowe i zamówieniowe, odpowiadające specyfice 3W.
• Uproszczenie onboardingu – nowy handlowiec nie potrzebuje już miesięcy, by nauczyć się tworzyć ofertę; system prowadzi go krok po kroku.
• Wydajność i skalowalność – zespół Strix od początku przewidywał wyzwania wydajnościowe, np. z dynamicznym pricingiem.
• Zwinność zespołu – projekt realizował zaangażowany zespół Strix, który działał w szybkim cyklu iteracyjnym, blisko współpracując z klientem.
• Mobilność i ciągłość pracy – użytkownicy mogą swobodnie pracować zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, płynnie kontynuując na urządzeniu zadania rozpoczęte na innym; automatyczny zapis zapewnia, że postępy są zawsze bezpiecznie zachowane.
• Optymalizacja zarządzania produktami – integracja z systemem PIM i przeniesienie danych o ponad 70 000 indeksach produktowych do jednego, ustandaryzowanego źródła z pełnym zestawem atrybutów.

Efekty i rozwój projektu

Wdrożenie Panelu Sprzedaży to kluczowy krok w cyfrowej transformacji Grupy 3W, ale nie krok końcowy. Od uruchomienia wersji MVP minęło zaledwie kilka miesięcy, a projekt wciąż się rozwija.

Już dziś system realnie wpływa na codzienną pracę handlowców – umożliwia im szybkie i wygodne tworzenie ofert, dostęp do pełnych danych o produktach i klientach, zarządzanie cennikami i rabatami, a także pracę z poziomu urządzeń mobilnych. Panel jest wykorzystywany nie tylko przez przedstawicieli handlowych, ale również przez menedżerów, dyrektorów i zarząd – jako narzędzie do akceptacji ofert i źródło danych raportowych.

Od momentu wdrożenia MVP, w ścisłej współpracy z biznesem, zespół Strix dostarczył już setki mikrousprawnień i szereg nowych modułów, reagując na zgłaszane potrzeby i codzienne wyzwania użytkowników. Co ważne, to wciąż projekt w fazie intensywnego rozwoju. Przed zespołem kolejne wdrożenia i funkcjonalności, które są niezbędne do maksymalnego wykorzystania potencjału systemu w docelowym środowisku pracy.

Cały czas trwają prace przy Ergonode PIM, który stanowi fundament dla jakości danych produktowych w Grupie 3W. PIM pozwala uporządkować i wzbogacić dane dla ponad 400 000 aktywnych indeksów, co przekłada się bezpośrednio na lepszą jakość ofert, mniej błędów i szybsze działania handlowców. Dodatkowo PIM przygotowuje organizację do dalszej ekspansji cyfrowej, również w kontekście przyszłych kanałów sprzedaży i automatyzacji procesów.

To wdrożenie było wyjątkowe, bo od początku tworzyliśmy system z myślą o wieloletniej wizji rozwoju Klienta. Dla mnie to szczególnie pasjonujący projekt ze względu na ogromną skalę nowoczesnych technologii, które zintegrowaliśmy w spójną całość. Ta synergia technologii i partnerskiej relacji z Klientem pozwoliła nam podejmować odważne decyzje projektowe. Kiedy widzę, jak te narzędzia rewolucjonizują pracę zespołów 3W, jestem przekonany, że realnie przesuwamy granice w polskim sektorze B2B.
Sebastian Urbaniak, Project Manager w Strix

Przykład dla całej branży

Choć w firmach z sektora B2B cyfryzacja nabiera tempa, to w wielu przypadkach handlowcy nadal działają tak samo jak 10 czy 20 lat temu – bez wsparcia systemów, z ręcznymi procesami, opóźnieniami, chaosem danych.

Ten projekt pokazuje, że prawdziwa transformacja cyfrowa w B2B to zmiana fundamentu działania organizacji: sposobu pracy handlowców, zarządzania danymi, integracji systemów i podejścia do klienta. Strix w roli partnera technologicznego pomógł 3W przejść przez jeden z najbardziej złożonych etapów: stworzenie spójnego, zintegrowanego, elastycznego fundamentu, który będzie wspierał ich rozwój przez kolejne lata.

Projekty takie jak ten realizowany dla 3W nie tylko zmieniają pojedynczą organizację. One są przykładem dla całego rynku, że odwaga w inwestycjach technologicznych jest warunkiem budowania przewagi w nadchodzących dekadach. 

Stworzenie Panelu Sprzedaży w Grupie 3W było decyzją nieoczywistą. W czasie gdy większość firm z branży budowlanej (B2B) stawia na rozwój kanałów e-commerce, my postanowiliśmy odwrócić tę kolejność. Wiedzieliśmy, że jeśli chcemy realnie poprawić efektywność naszej organizacji, musimy najpierw wyposażyć zespół sprzedaży, który każdego dnia wspiera naszych klientów na inwestycjach w całym kraju, w nowoczesne, skuteczne narzędzia. Panel nie ma jeszcze ostatecznego kształtu – stale rozwijamy go w odpowiedzi na potrzeby biznesowe użytkowników. Równolegle pracujemy nad uruchomieniem e-commerce B2B, który uzupełni funkcjonalności Panelu Sprzedaży i pozwoli nam jeszcze bardziej kompleksowo obsługiwać klientów z branży budowlanej i instalacyjnej. Jestem przekonana, że wspólnie ze Strix, naszym partnerem analitycznym i technologicznym, wypracujemy najlepsze możliwe rozwiązania.
Magdalena Raczek, Dyrektor Marketingu 3W S.A. / Product Owner