IM rzadko znajduje się na początku listy systemów, które firma planuje wdrożyć. Platforma e-commerce, ERP, CRM czy narzędzia marketing automation zwykle wydają się pilniejsze. Zarządzanie informacją produktową przez pewien czas można przecież oprzeć na arkuszach, dyskach sieciowych i wiedzy poszczególnych pracowników.
Problem pojawia się wtedy, gdy skala biznesu zaczyna przerastać taki model pracy. Firma wchodzi na nowe rynki, rozbudowuje ofertę, uruchamia kolejne kanały sprzedaży, przygotowuje kampanie albo musi dostosować dane do nowych regulacji. Nagle okazuje się, że znalezienie aktualnej instrukcji, przygotowanie tłumaczeń czy udostępnienie partnerowi właściwych zdjęć wymaga zaangażowania kilku osób i przeszukania wielu źródeł.
Kiedy zatem jest odpowiedni moment na wdrożenie systemu PIM? Nie wyznacza go wyłącznie liczba produktów. Znacznie ważniejsze są złożoność danych, liczba procesów i kanałów wykorzystujących informacje produktowe oraz kierunek, w którym rozwija się organizacja.
Wolisz słuchać niż czytać? Zobacz webinar, który poświęciliśmy wdrożeniom PIM:
PIM nie jest wyłącznie systemem dla e-commerce
PIM, czyli Product Information Management, porządkuje proces tworzenia, wzbogacania, aktualizowania i dystrybucji informacji produktowych. W jednym miejscu mogą znaleźć się między innymi:
- nazwy i opisy produktów,
- parametry techniczne,
- warianty językowe,
- instrukcje i dokumenty,
- zdjęcia oraz inne materiały,
- dane wymagane w poszczególnych kanałach sprzedaży,
- informacje o kompletności i aktualnym statusie produktu.
Dobrze wdrożony PIM staje się źródłem danych nie tylko dla sklepu internetowego. Korzystają z niego również marketing, sprzedaż, obsługa klienta, reklamacje, działy produktowe, technolodzy oraz partnerzy handlowi.
Dlatego decyzji o wdrożeniu nie warto sprowadzać do pytania: „Czy nasz sklep ma wystarczająco dużo produktów?”. Lepiej sprawdzić, ile osób potrzebuje danych produktowych, jak często są one aktualizowane i ile pracy wymaga dziś udzielenie odpowiedzi na podstawowe pytania biznesowe.
1. Planujesz wejście na nowe rynki
Ekspansja zagraniczna jest jednym z najczęstszych momentów, w których ograniczenia dotychczasowego sposobu zarządzania danymi stają się szczególnie widoczne.
Wyobraźmy sobie, że firma chce uruchomić niemiecką wersję sklepu. Dyrektor e-commerce pyta, ile czasu potrzeba na przygotowanie kompletnej informacji produktowej w nowym języku. Bez PIM-u odpowiedź często wymaga najpierw ustalenia:
- gdzie znajdują się aktualne opisy,
- kto zarządza parametrami,
- które wartości wymagają tłumaczenia,
- jakie informacje są zapisane w osobnych arkuszach,
- kto zweryfikuje gotowe treści,
- jak obsługiwać produkty dodawane już po pierwszym tłumaczeniu katalogu.
Przy rozproszonych danych przygotowanie nowej wersji językowej staje się jednorazowym, czasochłonnym projektem. A gdy do oferty trafiają kolejne produkty, cały proces trzeba powtórzyć.
W PIM-ie można dodać nowy język, przetłumaczyć słowniki wartości, a następnie zautomatyzować część pracy nad opisami. Treści wygenerowane lub przetłumaczone przy pomocy AI mogą trafić do weryfikacji przez zespół. Dzięki temu firma buduje powtarzalny proces, który obejmuje także produkty dodawane w przyszłości.
Sygnałem do rozpoczęcia rozmów o PIM-ie nie musi być więc samo wejście na zagraniczny rynek. Wystarczy, że ekspansja pojawia się w realnym planie rozwoju na kolejne miesiące lub lata.
2. Każda zmiana w danych oznacza kolejną akcję w Excelu
Nowy specjalista SEO wskazuje, że nazwy produktów nie są odpowiednio zoptymalizowane. Trzeba dodać do nich markę, materiał, zastosowanie albo istotną cechę techniczną.
Teoretycznie można przygotować plik importowy i masowo podmienić nazwy. Problem polega na tym, że za kilka miesięcy rekomendacje mogą się zmienić. Inna formuła może być także potrzebna dla plecaków, inna dla elektroniki, a jeszcze inna dla mebli.
W PIM-ie zasady budowania nazw można zapisać jako automatyzacje wykorzystujące wartości innych atrybutów. Nazwa produktu jest wtedy generowana według ustalonego schematu, na przykład:
typ produktu + marka + główny parametr + zastosowanie
Regułę można później modyfikować dla wybranej kategorii lub grupy produktów. Organizacja nie jest uzależniona od kolejnych jednorazowych operacji wykonywanych przez konkretnego pracownika.
PIM zaczyna przynosić wartość tam, gdzie firma regularnie powtarza te same czynności związane z informacją produktową. Celem nie jest zapisanie jednej reguły na zawsze, ale stworzenie środowiska, w którym standardy można łatwo rozwijać wraz z potrzebami biznesu.
3. Marketing nie wie, czy produkty są gotowe do kampanii
Kampania zaplanowana na przyszły miesiąc ma wystartować wcześniej. Marketing chce szybko ustalić, czy wszystkie produkty mają opisy, zdjęcia i pozostałe materiały niezbędne do publikacji.
Bez uporządkowanego procesu rozpoczyna się seria wiadomości i spotkań. Trzeba zapytać studio fotograficzne, dział produktu, e-commerce i osobę odpowiedzialną za opisy. Część materiałów może znajdować się na dysku, część w skrzynkach mailowych, a część dopiero powstawać.
Dobrze skonfigurowany workflow w PIM-ie pozwala sprawdzić status produktów bez szukania osoby, która zna odpowiedź. Na widoku katalogu można zobaczyć między innymi:
- które produkty oczekują na sesję,
- które mają już gotowe media,
- gdzie brakuje opisów lub parametrów,
- ile produktów wymaga jeszcze akceptacji,
- czy wybrana kolekcja jest gotowa do publikacji.
Po przefiltrowaniu katalogu według kolekcji, sezonu lub kampanii zespół otrzymuje konkretny obraz sytuacji. Może podjąć decyzję o wcześniejszym starcie, zmianie zakresu kampanii albo przesunięciu terminu.
Jeżeli odpowiedź na pytanie „Czy jesteśmy gotowi?” regularnie wymaga odpytania kilku działów, jest to wyraźny sygnał, że organizacji brakuje centralnego systemu zarządzania procesem.
4. Nowe regulacje wymagają publikacji kolejnych informacji
Firmy muszą udostępniać coraz więcej danych o produktach. W zależności od branży mogą to być instrukcje, dokumenty, informacje o bezpieczeństwie, składzie, pochodzeniu czy sposobie użytkowania. Kolejnym wyzwaniem będzie także przygotowanie się do wymagań związanych z cyfrowym paszportem produktu.
Często organizacja ma potrzebne materiały, ale są one rozproszone. Instrukcja montażu znajduje się na dysku działu technologicznego, plik dla klienta ma kilka wersji, a ustalenie, która z nich jest aktualna, wymaga kontaktu z konkretną osobą.
W PIM-ie można utworzyć atrybut przechowujący odpowiedni dokument i przypisać plik bezpośrednio do produktu. Po uporządkowaniu danych system staje się jednym źródłem aktualnej informacji dla:
- e-commerce,
- działu reklamacji,
- obsługi klienta,
- sprzedaży,
- technologów,
- osób przygotowujących dokumentację.
Warto wdrożyć PIM przed wejściem nowych obowiązków. Rozpoczynanie projektu w momencie, w którym regulacja już obowiązuje, oznacza równoczesne porządkowanie całego katalogu, wdrażanie technologii i dostosowywanie procesów prawnych. Znacznie bezpieczniej zbudować podstawę wcześniej, a później skupić się na samych wymaganiach.
5. Udostępnianie danych partnerom zajmuje zbyt dużo czasu
Dział sprzedaży otrzymuje od kontrahenta listę kilkuset produktów. Partner potrzebuje danych oraz głównych zdjęć na białym tle, aby opublikować ofertę w swoim kanale.
Gdy media są przechowywane w folderach, największym wyzwaniem nie jest wysłanie plików. Trudniejsze okazuje się dopasowanie właściwego zdjęcia do każdego SKU, sprawdzenie jego aktualności i przygotowanie kompletnego zestawu.
W PIM-ie można masowo wyszukać wskazane produkty, wyświetlić odpowiedni atrybut mediowy i wyeksportować linki do zasobów. Kontrahent otrzymuje dokładnie te materiały, których potrzebuje. Dane mogą być również udostępniane w postaci aktualizowanego feedu.
Ważny jest przy tym sposób modelowania mediów. Jedna galeria zawierająca wszystkie zdjęcia nie zawsze wystarcza. Znacznie większą elastyczność zapewniają osobne atrybuty, takie jak:
- zdjęcie główne,
- zdjęcie detalu,
- zdjęcie aranżacyjne,
- zdjęcie opakowania,
- materiał marketplace.
Dzięki temu system rozumie, czym jest dany zasób, a użytkownik może wyciągnąć dokładnie ten typ zdjęcia, którego wymaga konkretny kanał.
6. Klienci nie mogą znaleźć produktów po ważnych cechach
Handlowcy i pracownicy obsługi klienta często jako pierwsi zauważają braki w danych. To do nich wracają klienci, którzy nie mogą znaleźć produktu według istotnego parametru.
Przykładem może być sklep odzieżowy, w którym użytkownik chce wyświetlić wyłącznie ubrania z lnu. Skład materiałowy znajduje się jednak w długim polu tekstowym, dlatego nie może zasilić precyzyjnego filtra.
Samo dodanie filtra na platformie e-commerce nie rozwiązuje problemu. Potrzebne jest źródło uporządkowanych wartości. W PIM-ie można utworzyć atrybut „materiał wiodący”, przypisać do produktów określone wartości i przesłać je do sklepu.
Ekstrakcję danych z istniejących opisów można częściowo zautomatyzować z wykorzystaniem AI. Nadal potrzebny jest przemyślany model atrybutów, ale uzupełnienie dużej liczby produktów nie musi oznaczać ręcznego analizowania każdej pozycji.
Takie pozornie niewielkie zmiany mogą znacząco poprawić wyszukiwanie, filtrowanie i konwersję. Dlatego do projektu PIM warto włączyć nie tylko e-commerce i IT, ale również handlowców oraz obsługę klienta. To właśnie te zespoły mają bezpośredni kontakt z pytaniami i trudnościami odbiorców.
7. Chcesz przygotować dane produktowe na wyszukiwanie z wykorzystaniem AI
Klienci coraz częściej nie rozpoczynają poszukiwania produktu od wejścia do sklepu i przeglądania kategorii. Zamiast tego opisują swoją potrzebę w narzędziu AI:
„Jaki plecak sprawdzi się jako bagaż kabinowy?”
„Jakie wino pasuje do konkretnego dania?”
„Która kurtka nadaje się na lekki deszcz i dłuższy spacer?”
W takiej rozmowie nie ma klasycznego menu kategorii ani zestawu filtrów przygotowanych przez sklep. Narzędzie musi zrozumieć produkt na podstawie dostępnych informacji.
Dane produktowe powinny więc obejmować zarówno uporządkowane parametry, jak i treści opisujące kontekst. Znaczenie ma nie tylko wartość atrybutu, ale także jego nazwa. Samo słowo „stal” może być niejednoznaczne. Dopiero atrybut „materiał korpusu” nadaje wartości właściwy kontekst.
Podstawą powinny pozostać precyzyjne parametry. Następnie można je rozwijać o informacje takie jak:
- przeznaczenie produktu,
- rekomendowane zastosowania,
- grupa odbiorców,
- sytuacje, w których produkt się sprawdzi,
- kompatybilność z innymi produktami,
- najczęstsze pytania klientów,
- ograniczenia i warunki użytkowania.
Same marketingowe opisy mogą nie dostarczyć wystarczająco dużo konkretnej informacji. Z kolei lista technicznych parametrów nie zawsze odpowiada na rzeczywiste pytania klienta. Potrzebne jest połączenie obu warstw.
PIM daje podstawę do takiego modelu. Najpierw organizacja porządkuje kategorie i atrybuty, a później może na ich podstawie automatycznie tworzyć bardziej rozbudowane treści, opisy zastosowań czy odpowiedzi na pytania.
Kiedy zatem jest optymalny moment na wdrożenie PIM?
Najlepszy moment pojawia się krótko przed tym, gdy system stanie się niezbędny.
Nie warto czekać, aż ekspansja zostanie zablokowana przez brak tłumaczeń, regulacja zacznie obowiązywać, a marketing odkryje, że połowa kolekcji nie ma aktualnych zdjęć. W takim momencie organizacja musi jednocześnie wdrażać technologię, porządkować dane i realizować pilny projekt biznesowy.
Rozmowy o PIM-ie warto rozpocząć, gdy firma:
- planuje wejście na kolejne rynki,
- rozbudowuje katalog lub liczbę wariantów,
- uruchamia nowe kanały sprzedaży,
- regularnie przygotowuje dane dla partnerów,
- ma trudności z kontrolą kompletności informacji,
- musi dostosować się do nowych regulacji,
- rozwija strategię wyszukiwania i sprzedaży wspieranej przez AI,
- zauważa rosnącą liczbę ręcznych operacji na danych.
Znaczenie ma także liczba systemów, pomiędzy którymi przepływają informacje. PIM osiąga największą wartość, gdy jest zintegrowany z pozostałymi elementami ekosystemu, na przykład ERP, platformą e-commerce, marketplace’ami czy narzędziami obsługującymi media. Samo uruchomienie systemu bez zaprojektowania przepływu danych może nie przynieść oczekiwanej zmiany.
Czy każda firma potrzebuje PIM-u?
Nie. Organizacja mająca kilkaset produktów, jeden język i dobrze działający proces może przez długi czas skutecznie zarządzać informacjami w prostszych narzędziach.
Jeżeli zespół wie, gdzie znajdują się dane, katalog zmienia się rzadko, a firma nie planuje ekspansji ani rozbudowy kanałów, wdrożenie PIM-u może być obecnie nadmiarowe.
Sama liczba SKU również nie daje jednoznacznej odpowiedzi. Kilkaset bardzo złożonych produktów, z wieloma wariantami, dokumentami i parametrami, może wymagać bardziej zaawansowanego rozwiązania niż kilkadziesiąt tysięcy prostych indeksów.
Dlatego przed wyborem technologii warto przeprowadzić analizę obejmującą:
- strukturę katalogu,
- źródła danych,
- role i odpowiedzialności,
- proces wzbogacania informacji,
- kanały dystrybucji,
- plan rozwoju biznesu,
- wymagane integracje,
- jakość i kompletność obecnych danych.
Dopiero na tej podstawie można określić zakres projektu, dobrać odpowiednie rozwiązanie i przygotować realną estymację wdrożenia.
PIM warto wdrażać z myślą o kolejnym etapie rozwoju
Decyzja o wdrożeniu PIM-u nie powinna wynikać z mody ani z przekonania, że każda rozwijająca się firma musi mieć taki system. Powinna być odpowiedzią na konkretne problemy i przyszłe potrzeby organizacji.
Najważniejsze pytanie brzmi:
Czy obecny sposób zarządzania danymi pozwoli nam sprawnie zrealizować zmiany, które planujemy w najbliższych miesiącach i latach?
Jeżeli ekspansja, nowe regulacje, rozwój marketplace’ów, automatyzacja pracy lub przygotowanie danych na potrzeby AI będą wymagały kolejnych ręcznych operacji, angażowania wielu osób i porządkowania informacji w ostatniej chwili, warto zacząć działać wcześniej.
Dobrze zaprojektowany PIM przygotowuje organizację na wzrost. Dzięki niemu, kiedy pojawia się nowy rynek, kanał lub obowiązek, zespół może skoncentrować się na realizacji celu biznesowego, zamiast dopiero budować podstawy zarządzania danymi.