leine Geister zeichnen die Welt gerne in unkompliziertem Schwarzweiß. Was sie dabei vergessen, ist, dass oberflächlich betrachtet vieles nur so reibungslos läuft, weil unter der Haube komplexe Systeme arbeiten. Beispiel gefällig?
Steckdosen. Da kommt Strom raus – und vermutlich hast du dir beim Kauf eines Elektrogerätes noch nie Gedanken darüber gemacht, dass dein Laptop 65 Watt Leistung zieht und der Wasserkocher 2.000 Watt. Abgerechnet wird dann alles von deinem Stromanbieter. Wie der die Energie ins Netz und bis zu dir bringt? Who knows …
Das ganze System – von der Stromerzeugung über die Lieferung und den Verbrauch bis zur Abrechnung – funktioniert nur, weil alle Beteiligten sich auf Standards geeinigt haben, die es vor allem den Endkunden einfach machen, Strom zu kaufen.
Im E-Commerce sorgt OCI PunchOut in Kombination mit Shopware für ein Setup, das der Steckdose ziemlich ähnlich ist: Im Enterprise-Kontext können Kunden Waren sehr bequem einkaufen, bezahlen und verwalten – gleichzeitig laufen im Hintergrund komplexe Prozesse ab, ohne die das System zusammenfallen würde wie ein Kartenhaus im Wind.
In diesem Beitrag erklären wir, wie OCI PunchOut funktioniert, warum es im B2B schnell zu einem Must-Have wird und wie sich das System in deinen Shopware-Store integrieren lässt. Starten wir mit der grundlegenden Frage:
OCI PunchOut: Was ist das genau?
OCI PunchOut kommt aus dem B2B-E-Procurement und ist ein Prozess- und Kommunikationsstandard für den Austausch von Warenkörben zwischen zwei Systemen. Dabei steht „OCI“ für „Open Catalog Interface“ – also etwa „Offene Katalog Verbindung“. Die Idee hinter dem ursprünglich von SAP entwickelten System ist folgende:
Ein Unternehmen kauft nicht direkt im Webshop eines Lieferanten ein, sondern startet den Einkauf aus seinem eigenen ERP- oder Beschaffungssystem heraus. Von dort springt die Nutzerin in den Shop des Lieferanten und legt Produkte wie gewohnt in den Warenkorb. Dann kommt der PunchOut: Der gefüllte Warenkorb wird nicht im Store weiterverarbeitet, sondern zurück ins ERP-System des Käufers geschickt. Erst dort laufen Freigaben, Budgets und die eigentliche Bestellung.
Oder als Prozessübersicht:
- Ein Einkäufer öffnet in SAP/Ariba/Coupa einen Lieferantenkatalog.
- Das System startet eine OCI-Verbindung.
- Nutzende landen im Shop des Lieferanten.
- Shoppen ganz normal.
- Statt „Jetzt kaufen“ klicken sie auf „Warenkorb übertragen“.
- Die Artikeldaten wandern zurück ins ERP.
- Das Unternehmen erstellt daraus intern die Bestellung.
Der Clou an der Sache: Unsere Nutzenden haben zwar das Gefühl, direkt im Shop einzukaufen – mit allem Komfort, der dazugehört.
Gleichzeitig allerdings bleibt der gesamte Vorgang im offiziellen Einkaufsprozess des Unternehmens. Warum das ein Clou ist? Weil sich daraus viele Vorteile ergeben:
Von Unternehmen geliebt: Darum verlangen Enterprise-Kunden den Einkauf via PunchOut
PunchOut verpasst den Einkäufen eines Unternehmens einen geordneten Rahmen und ist in der Lage, interne Prozesse massiv zu vereinfachen. Um dir einen Eindruck davon zu verschaffen, warum große Firmen so gerne PunchOut nutzen:
#1: Es gibt weniger Maverick Buying
Maverick Buying bedeutet, dass Mitarbeitende außerhalb der offiziellen Einkaufswege einkaufen. In der Praxis sieht das dann so aus:
Ohne OCI PunchOut
Ein Raunen geht durch die Abteilung. Gerade wurde die letzte Packung mit Druckerpapier angebrochen. Sofort sprintet der übereifrige Neue zum Rechner, um Nachschub bei Amazon zu bestellen. Der Erfahrene dagegen hat bereits den Hörer in der Hand und telefoniert mit dem örtlichen Laden für Bürobedarf. Kaufe, wo du wohnst.
Zwei Tage später wird nicht nur Papier für die nächsten acht Jahre angeliefert – vor allem bekommt die Vorgesetzte einen Wutanfall, denn dass es Rahmenverträge mit einem Großhändler gibt – inklusive Rabatten, Service-Level-Agreements und festen Zahlungszielen – hat ihr Team komplett vergessen.
Mit OCI PunchOut
Die Mitarbeitenden starten ihren Einkauf aus dem eigenen ERP-System und landen automatisch im richtigen Shop; in unserem Fall also dem des Großhändlers. Dort sehen sie nicht nur alle ausgehandelten Konditionen; das ERP ist sogar in der Lage, dem Erfahrenen einen Hinweis zu geben, dass der übereifrige Neue bereits ausreichend Papier bestellt hat.
Das Unternehmen behält so die volle Kontrolle und muss nicht jedes Mal jemanden aus dem Procurement vorbeischicken, nur weil irgendwo das Papier ausgegangen ist. Das spart Zeit, Nerven und nur allzu oft auch enorme Geldsummen.
#2: Freigabeprozesse bleiben erhalten
Fremdes Geld gibt sich deutlich einfacher aus als das eigene. Das gilt für Behörden, aber auch für Unternehmen. Budgets werden deshalb oft geprüft und freigegeben. Dabei passiert dann Folgendes:
Ohne OCI PunchOut
Ein Mitarbeiter kauft etwas und Tage später landet die Rechnung auf dem Tisch. Erst jetzt sieht der Vorgesetzte, dass überhaupt eingekauft wurde. Für eine ordnungsgemäße Freigabe ist es zu spät; was bleibt, sind entweder zähneknirschende Akzeptanz oder ein lästiger Widerruf. Unser Mitarbeiter lacht sich derweil ins Fäustchen, denn der neue Laptop hat genügend Power, um ihn nach Feierabend auch fürs Gaming zu nutzen.
Mit OCI PunchOut
Bevor der Einkauf abgeschlossen wird, wandert der Warenkorb zurück ins firmeneigene ERP. Dort können dann automatische Regeln greifen wie:
- Einkäufe über 500 € → Teamleiter-Freigabe
- Gefahrstoffe → Compliance-Freigabe
- IT-Hardware → IT-Abteilung prüft
Das Unternehmen kontrolliert also nicht nur, wo gekauft wird, sondern auch, wann und durch wen – und da der Gaming-Laptop unter IT-Hardware fällt, schiebt die Fachabteilung der Idee ganz schnell einen Riegel vor.
#3: Preise und Produktdaten bleiben aktuell
Als Profi weißt du wahrscheinlich, wie vielschichtig B2B-Commerce ist: Preise werden mit jedem Kunden individuell abgesprochen, komplexe Rabattlogiken vereinbart, oft existieren für einen Artikel unzählige Varianten. Das führt zu:
Ohne OCI PunchOut
Ohne PunchOut laufen Bestellungen im B2B oft chaotisch ab – selbst dann, wenn es eigentlich einen dedizierten Onlinestore mit persönlichem Zugang gibt. Denn wo jeden Tag tausende Bestellungen rausgehen, werden immer Fehler passieren.
Vielleicht hat jemand seine Zugangsdaten vergessen oder einfach nicht mehr auf dem Schirm, dass es einen Onlineshop gibt. Dann wird die alte Excel-Liste rausgekramt und die Bestellung per E-Mail verschickt, denn rausgehen muss sie. Ob die Preise noch aktuell sind, es die georderte Ware überhaupt noch gibt und alle Rabatte richtig berechnet wurden? Das steht in den Sternen.
Mit OCI PunchOut
Mit PunchOut sieht die Käuferin immer den aktuellen Store. Denn nicht vergessen: Zwar startet der Einkauf im hauseigenen ERP, der Warenkorb wird aber auf der Seite des Händlers befüllt und mit Livedaten versehen: Preise, Lieferkonditionen, Verpackungseinheiten – all das entspricht den Zahlen, mit denen der Verkäufer momentan arbeitet.
Geht der Warenkorb dann zurück ins ERP, kann zusätzlich ein automatisierter Check erfolgen: Stimmen alle Daten mit den Infos überein, die bei uns vorliegen? Oder ist etwa die Lieferzeit um zwei Tage länger als mit uns vereinbart wurde? Kommt es zu Diskrepanzen, wird eine Warnmeldung ausgegeben, auf die entsprechend reagiert werden kann.
#4: Weniger manuelle Dateneingabe
Manuelle Prozesse sind im E-Commerce immer langsam und fehleranfällig. Das bedeutet also:
Ohne OCI PunchOut
Ohne direkte Verbindung zwischen Store und ERP müssen unzählige Daten manuell übertragen werden. Dabei kann es sich etwa um die eintreffende Rechnung handeln, die von der Buchhaltung verarbeitet wird, aber auch um die Meldung an das Lager, dass Ware im Transit ist und ein Platz für sie reserviert werden muss.
Zwar lässt sich einiges davon auch digital abbilden (Stichwort E-Rechnung), aber eben nicht alles. Es kommt unweigerlich zu Medienbrüchen, die ob ihrer Fehleranfälligkeit ein großes Maß an Sorgfalt und Kontrolle erfordern. Fehltritte sind dennoch vorprogrammiert.
Mit OCI PunchOut
Wie wir inzwischen wissen, landet der Warenkorb dank PunchOut im ERP und wird dort vollständig digital weiterverarbeitet. Daten werden nicht nur eins zu eins und in Millisekundenschnelle übertragen, sondern landen auch in allen relevanten Abteilungen: in der Buchhaltung, im Lager oder bei der Compliance. Medienbrüche gibt es gar keine mehr – und damit auch keine Fehler, Korrekturen oder verzögerte Prozesse.
Lesetipp: EDI vs. OCI PunchOut: Oft verwechselt, aber definitiv nicht das Gleiche. Wir erklären dir die Details zum Electronic Data Interchange.
Shopware B2B x OCI PunchOut: So funktioniert die Umsetzung
Jetzt sollte es offensichtlich sein, warum große Unternehmen ihr Procurement am liebsten über OCI PunchOut abwickeln – es ist sicher, komfortabel, vermeidet Fehler und erlaubt zahlreiche Automatisierungen, die ohne das System nicht möglich wären.
Tatsächlich möchten wir sogar noch einen Schritt weitergehen und sagen: OCI PunchOut ist für einen B2B-Store oft die Eintrittskarte in die Big League. Gibt es die Integration nicht, winken die größten Kunden meist direkt ab.
Klären wir also die Fragen, deren Antwort dich PunchOut-ready macht:
Für welche Unternehmen ist OCI PunchOut überhaupt sinnvoll?
Nicht jeder B2B-Store profitiert von PunchOut. Wenn du nur wenige standardisierte Produkte anbietest, nur eine kleine Zahl ausgewählter Kund:innen belieferst oder an Branchen verkaufst, die selbst digital schlecht aufgestellt sind, ist der Mehrwert schnell passé.
Umgekehrt eignet sich PunchOut besonders für:
- Hersteller
- Großhändler
- technische Händler
- Industriezulieferer
- und/oder Unternehmen mit Rahmenverträgen.
Je technischer deine Produkte sind und je komplexer die Einkaufsorganisation deiner Kunden ist, desto größer ist meist auch der Nutzen von PunchOut.
Wie wird ein Shopware Store PunchOut-ready?
Das Wichtigste zuerst: PunchOut ist kein Plug-in oder eine Funktion, die du in deinem Shop einmal einschaltest. Es ist eine dauerhafte Systemintegration, deren Implementierung immer aus einer Kombination aus Setup, Mapping, Tests und Wartung besteht.
Was das im Einzelnen bedeutet, schauen wir uns am besten einmal an:
Setup: Shopware und PunchOut
Im Setup wird zunächst die technische und prozessuale Grundlage geschaffen, um deinen Shopware-Store via PunchOut überhaupt in ein externes Beschaffungssystem einbinden zu können. Dazu findest du im Shopware Store zwar entsprechende Plug-ins und Erweiterungen, diese bilden jedoch nur die Basisschicht für die spätere Kommunikation (sprich: die OCI-Anbindung). Sie stellen keine vollständige End-to-End-Integration dar.
In der Praxis bedeutet das: Dein Shop wird zunächst als PunchOut-fähige Ladenfront vorbereitet, die externe Einkaufsprozesse technisch bedienen kann. Die eigentliche Komplexität entsteht erst in der Verbindung mit den nachgelagerten Softwareschichten. Dazu zählt zum Beispiel auch die Anbindung deines eigenen ERPs, das als führendes System für Preise, Verfügbarkeiten, Kundenkonditionen und Bestandslogik fungiert. Der Shop wird in diesem Kontext lediglich zu einer interaktiven Oberfläche innerhalb eines fremden Beschaffungsprozesses.
Das Setup definiert daher nicht nur die Schnittstellen nach außen, sondern auch die Architektur im Gesamtprozess: der Shop als Frontend und das ERP als Daten- und Prozesskern.
Mapping
Das Mapping ist einer der kritischsten und zugleich am häufigsten unterschätzten Bestandteile einer PunchOut-Integration. Es beschreibt die strukturelle Zuordnung von Daten zwischen Shop-System, ERP und dem jeweiligen Einkaufssystem des Kunden.
Dabei geht es nicht nur um technische Feldzuordnungen, sondern vor allem um semantische Konsistenz: Welche Information im Shop entspricht welchem Feld im ERP des Kunden? Wie werden Preise, Artikelnummern, Mengeneinheiten oder Lieferinformationen systemübergreifend interpretiert? Aus einer internen SKU wird dann etwa eine ERP-Artikelnummer, aus einem Bruttopreis ein kundenspezifischer Nettopreis oder aus einer Lieferzeit ein standardisiertes Feld im Einkaufssystem.
In der Praxis zeigt sich, dass die Datenqualität oft der entscheidende Faktor für den Erfolg ist. Unsaubere Artikelstammdaten, inkonsistente Einheitenlogiken oder historisch gewachsene Preisstrukturen führen nicht selten zu Integrationsproblemen, die sich nicht technisch, sondern nur datenlogisch lösen lassen.
Je komplexer dein Sortiment und je individueller deine Kundenkonditionen, desto stärker verschiebt sich der Aufwand vom technischen Setup hin zur Datenharmonisierung. Ein sauberes Mapping ist daher weniger eine einmalige Konfiguration als vielmehr eine strukturelle Voraussetzung für stabile PunchOut-Prozesse.
Tests
Die Testphase dient der Validierung des kompletten End-to-End-Prozesses unter realen Bedingungen. Hier wird nicht nur die technische Übertragung des Warenkorbs geprüft, sondern auch der gesamte Prozessfluss vom Start im Einkaufssystem bis zur Rückführung in das ERP des Kunden durchgespielt.
Im Fokus stehen dabei insbesondere Datenkonsistenz, Systemkompatibilität und Prozessstabilität über verschiedene Kundenszenarien hinweg. Denn unterschiedliche ERP- und Procurement-Systeme interpretieren identische Datenfelder oft unterschiedlich. Es reicht also nicht aus, wenn dein Store einen einmaligen, womöglich nur internen, Test unbeschadet übersteht.
Die häufigsten Fehler entstehen an den Übergängen zwischen den Systemen, zum Beispiel fehlende oder missinterpretierte Felder, abweichende Preise oder inkorrekte Konvertierungen von Einheiten und Artikelstrukturen – haben wir erwähnt, wie wichtig die Datenqualität ist?
Entsprechend umfasst eine professionelle Teststrategie nicht nur den sogenannten Happy Path – also den Weg, wie er standardmäßiger nicht sein könnte und auf dem alle Beteiligten wissen, was sie tun –, sondern berücksichtigt auch immer Variationen, Ausnahmen und den berüchtigten DAU.
Wartung
Nach dem Go-live ist die PunchOut-Integration kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein dauerhaftes System im laufenden Betrieb – ähnlich einer Maschine in einer Fabrik, die nicht nur angeworfen, sondern auch laufend überwacht werden muss. Wartung bedeutet in diesem Kontext daher vor allem die Sicherstellung der Stabilität über Zeit und Systemgrenzen hinweg.
Denn da sowohl dein Shop als auch dein ERP (hoffentlich) kontinuierlich weiterentwickelt werden, entsteht regelmäßig neuer Anpassungsbedarf im Schnittstellen-Setup, Datenmapping und in den Geschäftsregeln. Bereits kleine Änderungen im Store, etwa bei Preisstrukturen, Varianten oder Artikeldaten, können Auswirkungen auf den gesamten nachgelagerten Procurement-Prozess haben.
Hinzu kommt außerdem, was dein Kunde so treibt: ein Update an seinem Einkaufssystem, neue Stammdaten für die WaWi, Sonderkonditionen bei einem Carrier – schon werden wieder Anpassungen erforderlich.
Wartung umfasst daher nicht nur technische Updates, sondern immer auch die kontinuierliche Pflege der Integrationslogik und die Überwachung der Prozessstabilität im operativen Betrieb.
Im Fazit: OCI PunchOut x Shopware B2B
PunchOut ist also ein Verfahren, von dem zunächst einmal deine Kunden profitieren. Ihre Procurement-Prozesse laufen stabiler, integrierter und zuverlässiger. Auf dich hingegen kommt vor allem viel Arbeit zu. Die allerdings hat ihren ganz eigenen Wert, denn OCI PunchOut ist in unserer vernetzten Welt für viele Unternehmen der Türöffner für das große Business.
Vergiss nur nicht, dass die Arbeit an einem PunchOut-System nie wirklich abgeschlossen ist. Entweder benötigst du also eine eigene IT-Crew, oder du suchst dir eine erfahrene Shopware-Agentur, die dich nicht nur beim Setup unterstützt, sondern dich auch langfristig betreut.
Wie so etwas aussehen kann, zeigen wir dir gerne auf unserer Shopware-Seite. Dort findest du zahlreiche Projekte, die wir bis heute begleiten – natürlich auch mit PunchOut. Sollte dir der Sinn dagegen nach einem völlig anderen Feature für deinen E-Commerce-Store stehen, dann führt dein Weg zu unseren Leistungen, denn natürlich haben wir noch viel mehr drauf als digitales Procurement. Nicht so wie eine Steckdose. Die kann trotz all der versteckten Komplexität nämlich nur Strom.
FAQ: Shopware B2B x OCI PunchOut
Was ist der Unterschied zwischen OCI PunchOut und einer klassischen Shop-Bestellung?
Bei einer klassischen Bestellung wird der Kauf direkt im Onlineshop abgeschlossen. Bei OCI PunchOut startet der Einkauf hingegen im ERP- oder Beschaffungssystem des Kunden. Der Nutzer legt die Produkte zwar im Shop in den Warenkorb, dieser wird anschließend jedoch zurück an das Einkaufssystem übertragen. Freigaben, Budgets und die eigentliche Bestellung laufen dort weiter.
Für welche Unternehmen lohnt sich eine OCI-PunchOut-Integration?
Besonders sinnvoll ist OCI PunchOut für Hersteller, Großhändler, technische Händler und Industriezulieferer mit komplexen B2B-Prozessen. Je individueller Kundenkonditionen, Sortiment und Einkaufsabläufe sind, desto größer ist in der Regel der Nutzen einer PunchOut-Anbindung.
Reicht ein Shopware-Plugin aus, um OCI PunchOut zu nutzen?
Nein. Zwar gibt es im Shopware Store Plugins, die die technische Grundlage für eine OCI-Anbindung schaffen, eine vollständige PunchOut-Integration umfasst jedoch deutlich mehr. Dazu gehören unter anderem die Anbindung des ERP-Systems, Datenmapping, umfangreiche Tests sowie die langfristige Wartung der gesamten Integrationslandschaft.
Warum spielt die Datenqualität bei OCI PunchOut eine so große Rolle?
Damit Produkte, Preise, Lieferinformationen und Artikelnummern zwischen Shop, ERP und Einkaufssystem korrekt ausgetauscht werden können, müssen die zugrunde liegenden Daten konsistent und sauber gepflegt sein. In der Praxis entstehen viele Integrationsprobleme nicht durch die Technik selbst, sondern durch unvollständige oder uneinheitliche Stammdaten.
Wie aufwendig ist die Wartung einer OCI-PunchOut-Integration?
OCI PunchOut ist kein einmaliges Projekt, sondern ein dauerhaft betriebenes System. Änderungen an Shopware, ERP, Preisstrukturen, Produktdaten oder den Einkaufssystemen der Kunden können Anpassungen erforderlich machen. Deshalb sollten Unternehmen die Integration regelmäßig überwachen und pflegen (lassen), um einen stabilen Betrieb sicherzustellen.