as Wunder von Bern ist selbst Fußballmuffeln ein Begriff. Aber kennst du auch das Wunder von Istanbul? Champions-League-Finale 2005, Liverpool gegen den AC Mailand. Zur Halbzeit lagen die Engländer 0:3 hinten. Aber dann stellte Trainer Rafael Benítez um und brachte Dietmar Hamann ins Mittelfeld. Das veränderte die gesamte Statik des Spiels: Abwehr und Angriff harmonierten mit einem Mal deutlich besser. Die Reds schafften den Ausgleich und holten den Titel im Elfmeterschießen.
Tolle Geschichte. Aber was hat das mit dem E-Commerce zu tun? Folgendes: Du kannst zwei Systeme besitzen, die für sich allein betrachtet zwar perfekt funktionieren – Angriff und Abwehr im Fußball, ERP und Storefront im E-Commerce. Aber wenn sie nicht zusammenspielen, verlierst du trotzdem.
Shop und ERP-System erzeugen nur dann den größten Mehrwert, wenn Informationen und Prozesse zwischen den beiden reibungslos fließen. Deshalb werfen wir in diesem Beitrag einen intensiven Blick auf die Verbindung zwischen Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central: Wie funktioniert sie? Was passiert dabei? Und vor allem: Welchen Nutzen kannst du als B2B-Händler daraus ziehen?
Starten wir mit den Grundlagen:
Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central: Was ist das überhaupt?
Shopware ist eine Commerce-Plattform, mit der Unternehmen digitale Verkaufserlebnisse für ihre B2C- und B2B-Kundschaft umsetzen können. Besonders im B2B-Bereich bietet Shopware dabei zahlreiche Möglichkeiten, um komplexe Anforderungen abzubilden; etwa kundenspezifische Preise, individuelle Sortimente oder unterschiedliche Kundengruppen.
Zu den wichtigsten Stärken des Systems gehören:
- flexible Anpassungsmöglichkeiten für unterschiedliche Geschäftsmodelle
- umfangreiche B2B-Funktionen für Geschäftskunden
- eine moderne Architektur mit leistungsfähigen Schnittstellen
- eine gute Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
- Erweiterungsmöglichkeiten über Apps und Integrationen
Shopware ist also der Ort, an dem deine Kunden mit deinem Unternehmen interagieren – gewissermaßen das Fenster zu deiner Warenwelt.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) aus dem Microsoft-Ökosystem. Es unterstützt Unternehmen dabei, zentrale Geschäftsprozesse zu steuern; von Finanzen und Einkauf über Lager und Logistik bis hin zu Vertrieb und Projektmanagement.
Die Lösung richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse professionell abbilden und weiterentwickeln möchten. Besonders interessant ist Business Central dabei für alle, die bereits mit Microsoft-Technologien arbeiten und schon Tools wie Microsoft 365, Teams oder Power BI nutzen.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Business Central zählen:
- leistungsfähige Finanz- und Warenwirtschaft
- zentrale Verwaltung wichtiger Unternehmensdaten
- Unterstützung komplexer Geschäftsprozesse
- gute Möglichkeiten für Reporting und Auswertungen
- Integration in das Microsoft-Ökosystem
- internationale Einsatzmöglichkeiten für wachsende Unternehmen
Business Central ist also kein Shopsystem, sondern die kaufmännische und operative Grundlage hinter den Kulissen.
Sinnfrage: Warum die beiden Systeme überhaupt miteinander verbunden werden sollten
In der Praxis haben wir es also mit zwei völlig unterschiedlichen Plattformen zu tun. Die eine verkauft, die andere verwaltet. Trotzdem ist offensichtlich, dass ERP und Store oftmals auf die gleiche Datenbasis zugreifen, beziehungsweise ein Wert in dem einen System davon abhängt, was in dem anderen System gerade passiert.
Der Shop braucht den aktuellen Preis eines Produktes, um es überhaupt verkaufen zu können. Im ERP wird diese Information aber auch für Finance und Buchhaltung benötigt. Geht die Ware im Store dann über den Ladentisch, wirkt sich das auf den Lagerbestand aus – ein Wert, der im ERP verwaltet wird.
Ohne eine Verbindung entstehen daher schnell manuelle Zwischenschritte: Mitarbeitende übertragen Bestellungen aus dem Shop ins ERP, aktualisieren Preise in mehreren Systemen oder gleichen Lagerbestände händisch ab. Mit wachsendem Sortiment, steigender Auftragszahl und komplexeren B2B-Anforderungen wird dieser Aufwand immer größer.
Eine Integration sorgt dagegen für eine gemeinsame Datenbasis. Informationen fließen automatisiert zwischen Shopware und Business Central hin und her. Das vermeidet Medienbrüche und Fehler, sorgt für mehr Effizienz und Skalierbarkeit.
Connection: Wie funktioniert die Verbindung zwischen Shopware und MS Dynamics?
Als ERP ist Microsoft Dynamics 365 Business Central ein geschlossenes System. Die Kommunikation mit der Außenwelt – etwa einem Onlineshop – erfolgt daher nicht direkt, sondern über Schnittstellen (APIs). Über diese Verbindungen lassen sich Daten beliebig austauschen. Dabei legt das ERP in der Regel den Rahmen fest, an dem sich der Rest der Integration orientieren sollte.
Denn in der Praxis ist es oft einfacher, am vergleichsweise überschaubaren Shopsystem zu schrauben als am monolithischen Koloss des ERP. Für die technische Umsetzung gibt es dabei grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
Direkte Anpassung im Shop:
Der Onlineshop wird so entwickelt oder erweitert, dass er mit den Schnittstellen und Datenstrukturen von Business Central arbeiten kann.
Integration über eine Middleware:
Eine zusätzliche Software-Schicht übernimmt die Kommunikation zwischen Shopware und Business Central. Sie kann Daten übersetzen, anpassen und zwischen den Systemen verteilen. Das ist besonders bei komplexeren Anforderungen sinnvoll, beispielsweise, wenn zusätzliche Systeme wie PIM, CRM oder Marktplätze angebunden werden sollen.
Schön und gut, aber … – Welche Vorteile bringt die Integration für B2B-Händler?
Bislang war viel von Daten die Rede. Du weißt inzwischen, dass ein konsistenter Datensatz zwischen ERP und Store Medienbrüche und damit Fehler vermeidet, ineffizienter Handarbeit ein Ende bereitet und damit auch die Skalierbarkeit der Systemlandschaft verbessert.
Aber Daten sind nur der Anfang. Denn Informationen allein schaffen noch keinen Mehrwert. Entscheidend ist, was ein Unternehmen mit diesen Informationen anfängt: Richtig implementiert sorgt eine Integration zwischen Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central nicht nur dafür, dass Daten zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden, sie ermöglicht es auch, ganze Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Genau hier entstehen die größten Vorteile für B2B-Händler. Zu ihnen gehören:
Hohe Datenqualität: Eine verlässliche Datenbasis für bessere Entscheidungen
Im B2B-Commerce bilden Daten nicht einfach nur eine technische Grundlage, sie beeinflussen jeden einzelnen Geschäftsprozess. Ein falscher Lagerbestand, eine fehlerhafte Preisliste oder eine veraltete Produktinformation können häufig zu Rückfragen, manueller Nacharbeit und unzufriedenen Kunden führen.
Durch die Verbindung von Shopware und MS Dynamics arbeiten alle beteiligten Systeme mit denselben Informationen. Änderungen müssen nicht mehrfach gepflegt werden, sondern können automatisiert an den relevanten Stellen bereitgestellt werden.
Das sorgt für Vorteile wie:
- aktuelle Produktinformationen im Onlineshop
- korrekte Preise für unterschiedliche Kundengruppen
- verlässliche Lagerbestände
- weniger Abstimmungsaufwand zwischen Vertrieb, Einkauf und Logistik
Statt als erste morgendliche Amtshandlung im Dienstwagen schnell noch ein paar in Excel-Listen abzugleichen, arbeitet der Vertrieb zuverlässig mit den exakt identischen Daten wie der Onlineshop. Statt dass ein Kunde eine andere Verfügbarkeit angezeigt bekommt als eine Mitarbeiterin im Innendienst, greifen beide auf denselben Informationsstand zurück. Und statt, dass der Einkauf persönlich im Lager vorbeischauen muss, um den Bestand zu prüfen, basiert seine Nachbestellung immer auf einer verlässlichen Datengrundlage.
Der entscheidende Mehrwert liegt also nicht einfach nur in saubereren Daten, sondern im Aufbau einer gemeinsamen, allumfassenden Informationsgrundlage, auf die nicht nur sämtliche Abteilungen, sondern auch Kunden zugreifen können.
Shopware B2B-Commerce: Komplexe Anforderungen automatisiert abbilden
Im B2B-Commerce stehen Unternehmen bekanntlich vor ganz eigenen Herausforderungen: Die Kundschaft erwartet individuelle Konditionen, auf sie zugeschnittene Sortimente sowie Prozesse, die sich an ihren eigenen internen Abläufen orientieren. Durch die Verbindung von Shopware und Microsoft Business Central lassen sich viele dieser Anforderungen performant und automatisiert umsetzen:
- Individuelle Preislisten
Geschäftskunden erhalten ihre verhandelten Konditionen automatisch und direkt im Onlineshop. Rabatte und andere kundenspezifische Vereinbarungen müssen nicht manuell gepflegt werden, sondern werden direkt vom ERP-System bereitgestellt. - Kundenspezifische Sortimente
Nicht jeder Kunde benötigt das komplette Produktsortiment. Durch die Integration lassen sich individuelle Kataloge und Produktauswahlen abbilden, sodass Kunden genau die Artikel sehen, die für sie relevant sind. - Komplexe Freigabeprozesse
Viele B2B-Bestellungen müssen vor der Ausführung geprüft oder intern freigegeben werden. Bestellprozesse können daher automatisiert an Unternehmensregeln angepasst werden, etwa abhängig von Bestellwerten, Kundengruppen oder Zuständigkeiten. - Außendienst und Vertrieb
Vertriebsteams benötigen aktuelle Informationen, um Kunden kompetent beraten zu können. Wenn Preise, Verfügbarkeiten und Bestelldaten zentral verfügbar sind, arbeitet der Außendienst mit denselben Informationen wie der Onlineshop und damit zuverlässig und kundenfreundlich. - Händlerportale
Zuletzt erzeugt die Integration eine zuverlässige Grundlage für digitale Händlerportale, in denen die Geschäftskundschaft selbstständig bestellen und auf relevante Informationen zugreifen kann. Gleichzeitig lassen sich diese Portale stark individualisieren, zum Beispiel nach Kundengruppen, Märkten oder Regionen. So können unterschiedliche Inhalte ausgespielt werden, ohne separate Prozesse für jeden Markt aufbauen zu müssen.
Der Onlineshop wird von einem reinen Bestellkanal zu einem echten Bestandteil der B2B-Prozesslandschaft, der sich komplett an den individuellen Anforderungen von Kunden sowie Unternehmen orientieren kann.
Skalierung: Bereit für Wachstum ohne neue Prozesslandschaften
Dass die Integration von Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central die Skalierbarkeit verbessert, ist bereits beim Punkt Händlerportale deutlich geworden: Unternehmen können unterschiedliche Kundengruppen, Märkte und Anforderungen abbilden, ohne jeden Prozess neu aufsetzen zu müssen.
Die Vorteile einer skalierbaren Systemlandschaft gehen aber noch weiter, denn Wachstum bedeutet im B2B-Commerce nicht nur mehr Kunden, sondern häufig auch mehr Komplexität: neue Länder, zusätzliche Vertriebskanäle, größere Sortimente und steigende Bestellmengen.
Eine saubere ERP-Anbindung schafft die notwendige Grundlage für optimale Skalierbarkeit:
- Neue Länder erschließen
Unterschiedliche Währungen, andere Sortimente, verschiedene Preisstrukturen: Eine internationale Expansion bringt immer auch neue Anforderungen mit sich. Durch die zentrale Steuerung wichtiger Daten und Prozesse lassen sich neue Märkte einfacher anbinden, ohne bestehende Abläufe grundlegend zu verändern. - Neue Shops und Vertriebskanäle integrieren
Ob zusätzlicher Onlineshop, Marktplatz oder weiterer digitaler Verkaufskanal: Eine flexible Systemlandschaft ermöglicht es, neue Touchpoints anzubinden, während zentrale Prozesse weiterhin im ERP gesteuert werden. - Steigende Bestellmengen bewältigen
Mehr Kunden und mehr Bestellungen bedeuten ohne Integration immer auch mehr manuellen Aufwand. Automatisierte Datenflüsse und Prozesse sorgen dafür, dass selbst stark wachsende Auftragsvolumina effizient verarbeitet werden können. - Prozesse nicht bei jedem Wachstumsschritt neu aufbauen
Ohne Integration entstehen mit jedem neuen Kanal und jedem neuen Markt oft eine Insellösung. Eine verknüpfte Systemlandschaft schafft dagegen standardisierte Abläufe, die mit dem Unternehmen mitwachsen können.
Eine gute ERP-Anbindung ist damit nicht nur eine Lösung für aktuelle Herausforderungen. Vielmehr schafft sie die Grundlage dafür, dass ein Unternehmen wachsen kann, ohne dass seine Prozesse mit jedem neuen Schritt komplexer und immer schwerer kontrollierbar werden.
Der richtige Weg: Voll- oder Teilintegration
Solltest du jetzt überzeugt davon sein, dass die Verbindung von Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central auch dein Unternehmen voranbringen kann, stellt sich eine wichtige Frage: Wie umfangreich soll die Integration ausfallen?
Denn grundsätzlich existieren zwei unterschiedliche Ansätze: eine Teilintegration oder eine Vollintegration.
Bei einer Teilintegration werden zunächst nur einzelne Bereiche zwischen Shopware und Business Central verbunden, etwa Produktdaten, Bestellungen oder Lagerbestände.
Eine Vollintegration verbindet dagegen möglichst viele relevante Geschäftsprozesse und Datenflüsse zwischen Shopware und Business Central. Neben Produkten und Bestellungen können also beispielsweise auch Kundendaten, Preise, Verfügbarkeiten, Retouren oder weitere Prozesse berücksichtigt werden.
Allerdings gilt: Auch, wenn die Teilintegration zunächst wie der schnelle Weg ins Ziel wirkt, kann sie langfristig zu zusätzlichem Aufwand führen.
Denn wenn nachträglich schließlich doch weitere Prozesse an das System angebunden werden sollen, müssen bestehende Schnittstellen angepasst und zusätzliche Sonderlösungen entwickelt werden. Eine durchdachte Vollintegration dagegen schafft eine stabile Grundlage, die mit deinem Unternehmen wachsen kann.
Dabei bedeutet „durchdacht“ nicht möglichst viele Funktionen um ihrer selbst willen zu integrieren. Entscheidend ist vielmehr, die Prozesse zu identifizieren, die für genau dein Geschäftsmodell relevant sind, und diese anschließend so aufzubauen, dass sie auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden können.
Zum Abschluss: Drei Fehler, die du bei der Verbindung von Microsoft Dynamics und Shopware unbedingt vermeiden solltest
Eine Integration von Shopware und Microsoft Dynamics kann deinem Unternehmen also jede Menge neuer Möglichkeiten eröffnen. Trotzdem solltest du nicht einfach loslegen, ohne dir gründliche Gedanken über Ziele, Prozesse und Prioritäten zu machen. Das wichtigste Kriterium lautet immer: Wie schafft die Verbindung einen echten Mehrwert für mein Unternehmen?
Diese drei Fehler solltest du dabei tunlichst vermeiden:
#1: Jede individuelle Preisabsprache zwanghaft im Shop abbilden
Gerade im B2B-Handel sind individuelle Konditionen an der Tagesordnung. Unterschiedliche Kunden erhalten eigene Preise, Rabatte oder Sondervereinbarungen. Da liegt der Wunsch nahe, jede einzelne Regel auch vollständig im Onlineshop abzubilden.
Aber das ist nicht immer sinnvoll, denn nicht jede individuelle Absprache erzeugt einen wirtschaftlichen Mehrwert, wenn sie digitalisiert wird. Manchmal ist der Aufwand für die technische Umsetzung einfach höher als der Nutzen, den der Prozess dir tatsächlich bringt.
Frage dich deshalb vor jeder Automatisierung: Wie häufig kommt dieser Fall wirklich vor? Wie viel Zeit spart die Digitalisierung ein? Und verbessert er tatsächlich das Einkaufserlebnis meiner Kunden?
Der sinnvollere Ansatz ist oft, nur die wichtigsten und häufigsten Prozesse digital abzubilden und Sonderfälle bewusst dort zu belassen, wo sie effizient bearbeitet werden können – am Telefon und im persönlichen Kontakt mit deinen Kunden.
#2: Bestehende Prozesse einfach digital kopieren
Selbst die beste Integration kann keine verworrenen Prozessknoten auflösen. Sie kann nur das automatisieren, was vorher sauber definiert wurde. Nutze die Gelegenheit auch, um bestehende Prozesse zu hinterfragen und effizienter aufzubauen.
Bevor du Shopware und MS Business Central verbindest, solltest du klären:
- Welches System ist für welche Daten verantwortlich?
- Wo werden Preise, Produkte und Kundendaten gepflegt?
- Welche Schritte einer Bestellung laufen automatisch?
- Welche Freigaben oder Prüfungen sind notwendig?
Wenn du diese Fragen im Vorfeld stringent für jeden Prozess beantwortest, gelingt es dir oft, den berüchtigten „Das haben wir schon immer so gemacht“-Ballast abzuwerfen, denn ein Vorgang, der in den 90ern etabliert wurde, lässt sich heute meist deutlich effizienter ausgestalten. Am Ende stehst du so vor einem Unternehmen, das von Grund auf performanter arbeitet.
#3: Die Integration nur aus heutiger Sicht planen
Ein häufiger Fehler ist zuletzt, die Integration nur für den aktuellen Bedarf zu konzipieren. Heute mag noch alles reibungslos funktionieren, doch was passiert, wenn dein Unternehmen wächst?
Neue Länder, zusätzliche Shops, weitere Vertriebskanäle und/oder steigende Bestellmengen stellen neue Anforderungen an deine Systemlandschaft. Und wer weiß heute schon, wie sich die Märkte von morgen entwickeln, was zum Trend wird oder ob nicht bald die nächste Schiffsroute dicht ist – sei es aufgrund von Egomanie oder weil ein Kapitän wieder einen Powerslide mit seinem Frachter versucht.
Soll heißen: Eine Lösung, die in der Gegenwart funktioniert, kann in der Zukunft schnell zum Engpass werden, wenn sie nicht erweiterbar aufgebaut ist. Eine zukunftsfähige Integration dagegen schafft die Grundlage dafür, dass neue Prozesse und Kanäle später ergänzt werden können, ohne die gesamte Systemlandschaft neu aufbauen zu müssen.
Plane deshalb nicht nur den aktuellen Anwendungsfall, sondern berücksichtige immer auch, wohin dein Weg dich führt.
Shopware x Microsoft Dynamics 365 Business Central: Wenn der Ball dann rollt
Insgesamt zeigt sich also: Die Verbindung von Shopware und Microsoft Dynamics ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie schafft die komplette Grundlage dafür, dass B2B-Unternehmen effizienter, transparenter und skalierbarer werden, indem digitale Vertriebskanäle und interne Geschäftsprozesse perfekt zusammenspielen.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Beitrag lauten:
- Ein starkes Shopsystem braucht ein starkes Fundament: Shopware sorgt für das digitale Einkaufserlebnis, Business Central für strukturierte Geschäftsprozesse im Hintergrund. Erst gemeinsam entsteht eine durchgängige Systemlandschaft.
- Automatisierung beginnt bei den Daten: Einheitliche Informationen zu Produkten, Kunden, Preisen und Beständen sind die Basis für effizientere Abläufe und bessere Kundenerlebnisse.
- B2B-Anforderungen profitieren besonders von einer tiefen Integration: Individuelle Konditionen, komplexe Bestellprozesse und digitale Kundenportale lassen sich deutlich zuverlässiger abbilden, wenn Store und ERP eng zusammenspielen.
- Eine gute Integration denkt nicht nur an heute: Wer zukünftiges Wachstum berücksichtigt, schafft eine Architektur, die neue Märkte, Kanäle und steigende Anforderungen flexibel unterstützt.
Wie eine solche Systemlandschaft in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigen wir dir gerne anhand unserer bereits realisierten Shopware-Projekte. Dort erhältst du Einblicke in verschiedene Commerce-Lösungen und erfährst, wie Unternehmen ihre digitalen Prozesse erfolgreich weiterentwickeln.
Darüber hinaus unterstützen wir dich natürlich nicht nur bei der Verbindung von Shopware und Microsoft Dynamics. Unser Leistungsspektrum reicht von der Entwicklung individueller Shopware-Lösungen über Schnittstellen und Integrationen bis hin zur ganzheitlichen Beratung rund um digitale Commerce-Projekte.
Wenn dein Store dann so gut performt, dass Amazon, Temu und Co. Konkurs anmelden müssen – wer weiß … Vielleicht spricht die Community irgendwann vom Wunder im Web.
FAQ - Shopware x Microsoft Dynamics 365 Business Central:
Warum sollte ich Shopware mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbinden?
Eine Integration sorgt dafür, dass Shop und ERP mit derselben Datenbasis arbeiten. Dadurch werden Produktdaten, Preise, Lagerbestände und Bestellungen automatisch synchronisiert. Das reduziert manuelle Arbeit, vermeidet Fehler und schafft die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse.
Welche Daten werden zwischen Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central ausgetauscht?
Typischerweise werden Produktdaten, Kundendaten, Preise, Lagerbestände und Bestellungen synchronisiert. Je nach Geschäftsmodell können auch Retouren, Zahlungsinformationen, kundenspezifische Preislisten oder individuelle Sortimente in die Integration einbezogen werden.
Lassen sich durch die Integration auch B2B-Prozesse automatisieren?
Ja, denn eine Verbindung zwischen Shopware und Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht weit mehr als nur den Austausch von Daten. Je nach Anforderungen lassen sich unter anderem individuelle Preislisten, kundenspezifische Sortimente, Bestell- und Freigabeprozesse sowie die Übertragung von Aufträgen automatisieren. Das reduziert manuellen Aufwand, beschleunigt die Auftragsabwicklung und sorgt für ein konsistentes Einkaufserlebnis über alle Vertriebskanäle hinweg.
Eignet sich die Integration auch für internationale B2B-Unternehmen?
Ja. Gerade Unternehmen mit mehreren Märkten, Vertriebskanälen oder Standorten profitieren von einer durchgängigen Systemlandschaft. Die Integration erleichtert es, unterschiedliche Sortimente, Preisstrukturen und Prozesse zentral zu steuern und gleichzeitig flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren.
Sollte ich mit einer Teilintegration oder direkt mit einer Vollintegration starten?
Das hängt von deinen Anforderungen ab. Grundsätzlich schafft eine Vollintegration die bessere Grundlage für nachhaltiges Wachstum, da sie Insellösungen und spätere Nacharbeiten vermeidet. Entscheidend ist jedoch, die Integration von Anfang an so zu planen, dass sie auch zukünftige Geschäftsprozesse und Erweiterungen unterstützt.