n de Champions League-finale van 2005 stonden Liverpool en AC Milan tegenover elkaar. Bij de rust stond de Engelse ploeg met 3-0 achter. Maar toen voerde manager Rafael Benítez een tactische wissel door en bracht Dietmar Hamann het middenveld in. Dat veranderde de dynamiek van de wedstrijd volledig: plotseling werkten verdediging en aanval veel effectiever samen. De Reds knokten zich terug tot een gelijke stand en wonnen de titel uiteindelijk na strafschoppen.
Mooi verhaal. Maar wat heeft dit te maken met e-commerce? Dit is het punt: je kunt twee systemen hebben die op zichzelf perfect functioneren, aanval en verdediging in voetbal, ERP en webshop in e-commerce. Maar als ze niet samenwerken, kun je de wedstrijd nog steeds verliezen.
Je webshop en ERP-systeem leveren alleen hun volledige waarde als informatie en processen soepel tussen beide heen en weer stromen. Daarom kijken we in dit artikel wat dieper naar de koppeling tussen Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central: hoe werkt het? Wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen? En vooral: welke voordelen levert dit jou als B2B-retailer op?
Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central, wat zijn het?
Shopware is een commerceplatform waarmee bedrijven digitale winkelervaringen kunnen creëren voor zowel B2C- als B2B-klanten. Vooral in het B2B-segment biedt Shopware uitgebreide mogelijkheden om complexe eisen te ondersteunen, zoals klantspecifieke prijzen, individuele productassortimenten en verschillende klantgroepen.
Enkele belangrijke sterke punten van het systeem:
- Flexibele aanpassingsmogelijkheden voor verschillende businessmodellen
- Uitgebreide B2B-functionaliteit voor zakelijke klanten
- Een moderne architectuur met krachtige API's
- Goede schaalbaarheid voor groeiende bedrijven
- Uitbreidbaarheid via apps en integraties
Shopware is dus de plek waar je klanten met je bedrijf in contact komen: het venster naar je productwereld.
Microsoft Dynamics 365 Business Central is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) uit het Microsoft-ecosysteem. Het helpt bedrijven bij het beheren van hun kernprocessen, van financiën en inkoop tot voorraad, logistiek, verkoop en projectmanagement.
De oplossing is vooral gericht op middelgrote bedrijven die hun bedrijfsprocessen willen structureren en continu willen verbeteren. Business Central is bijzonder interessant voor bedrijven die al met Microsoft-technologie werken en gebruikmaken van tools zoals Microsoft 365, Teams of Power BI.
Enkele belangrijke voordelen van Business Central:
- Krachtig financieel en voorraadbeheer
- Centraal beheer van belangrijke bedrijfsgegevens
- Ondersteuning van complexe bedrijfsprocessen
- Sterke rapportage- en analysemogelijkheden
- Integratie met het Microsoft-ecosysteem
- Internationale mogelijkheden voor groeiende bedrijven
Business Central is dus geen e-commerceplatform, maar het commerciële en operationele fundament dat achter de schermen draait.
Leestip: in gevestigde bedrijven werk je misschien niet met een Dynamics-ERP, maar met de voorganger van Microsoft, MS Navision. We laten je zien hoe je Shopware in deze omgeving koppelt.
De grote vraag: waarom zou je de twee systemen überhaupt koppelen?
In de praktijk hebben we te maken met twee volledig verschillende platformen. Het ene verkoopt, het andere beheert. En toch is het duidelijk dat het ERP-systeem en de webshop vaak op dezelfde onderliggende data steunen, of dat een waarde in het ene systeem afhankelijk is van wat er in het andere gebeurt.
De shop heeft de actuele prijs van een product nodig om het te kunnen verkopen. Maar het ERP-systeem heeft deze informatie ook nodig voor financiën en boekhouding. Wanneer een product via de shop wordt verkocht, heeft dat invloed op de voorraadniveaus, een waarde die in het ERP-systeem wordt beheerd.
Zonder koppeling tussen de twee zijn handmatige stappen snel nodig: medewerkers zetten bestellingen vanuit de shop over naar het ERP-systeem, werken prijzen in meerdere systemen bij, of stemmen voorraadniveaus handmatig af. Naarmate het assortiment groeit, ordervolumes toenemen en B2B-eisen complexer worden, wordt deze inspanning alleen maar groter.
Een integratie zorgt daarentegen voor een gedeeld datafundament. Informatie stroomt automatisch heen en weer tussen Shopware en Business Central. Dit elimineert breuklijnen tussen systemen en vermindert fouten, terwijl het zowel de efficiëntie als de schaalbaarheid verbetert.
De koppeling: hoe werkt de integratie tussen Shopware en MS Dynamics?
Als ERP-systeem is Microsoft Dynamics 365 Business Central een gesloten systeem. Communicatie met de buitenwereld, zoals een webshop, verloopt daarom niet direct, maar via API's. Deze koppelingen maken het mogelijk om data naar behoefte tussen systemen uit te wisselen. In de meeste gevallen bepaalt het ERP-systeem het kader waarbinnen de rest van de integratie moet werken.
In de praktijk is het vaak eenvoudiger om wijzigingen aan te brengen in het relatief overzichtelijke shopsysteem dan aan de monolithische ERP-gigant. Er zijn twee basisbenaderingen voor de technische implementatie:
Directe aanpassing in de shop
De webshop wordt ontwikkeld of uitgebreid om te werken met de API's en datastructuren van Business Central.
Integratie via middleware
Een extra softwarelaag verzorgt de communicatie tussen Shopware en Business Central. Deze kan data tussen de systemen vertalen, aanpassen en verdelen. Deze aanpak is vooral nuttig bij complexere eisen, bijvoorbeeld wanneer ook andere systemen zoals een PIM, CRM of marketplaces gekoppeld moeten worden.
Leestip: vergelijkbaar met een API, maar toch anders: EDI beschrijft de gestandaardiseerde, geautomatiseerde uitwisseling van zakelijke documenten rechtstreeks van het ene bedrijfssysteem naar het andere. We leggen uit hoe jouw bedrijf hiervan kan profiteren.
Mooi, maar... wat zijn de voordelen van integratie voor B2B-retailers?
Tot nu toe hebben we veel over data gesproken. Inmiddels weet je dat een consistente dataset tussen ERP en webshop breuklijnen tussen systemen elimineert en dus fouten vermindert, een einde maakt aan inefficiënt handmatig werk en de schaalbaarheid van je systeemlandschap verbetert.
Maar data is slechts het begin. Informatie alleen creëert geen waarde. Wat echt telt, is wat een bedrijf met die informatie doet: bij een correcte implementatie zorgt een integratie tussen Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central er niet alleen voor dat data tussen de twee systemen wordt uitgewisseld, maar maakt het ook mogelijk om hele bedrijfsprocessen te automatiseren.
Hier komen de grootste voordelen voor B2B-retailers om de hoek kijken. Denk aan:
Hoge datakwaliteit: een betrouwbaar fundament voor betere beslissingen
In B2B-commerce is data niet zomaar een technisch fundament, het beïnvloedt vrijwel elk bedrijfsproces. Een onjuist voorraadniveau, een verouderde prijslijst of onnauwkeurige productinformatie kan snel leiden tot vragen van klanten, handmatig herstelwerk en gefrustreerde klanten.
Door Shopware en MS Dynamics te koppelen, werken alle betrokken systemen met dezelfde informatie. Wijzigingen hoeven niet op meerdere plekken te worden bijgehouden, maar kunnen automatisch beschikbaar worden gemaakt waar ze nodig zijn.
Dit levert voordelen op zoals:
- Actuele productinformatie in de webshop
- Nauwkeurige prijzen voor verschillende klantgroepen
- Betrouwbare voorraadniveaus
- Minder afstemming nodig tussen verkoop, inkoop en logistiek
In plaats van elke ochtend eerst in de bedrijfsauto nog snel wat Excel-sheets bij te werken, kan je verkoopteam vertrouwen op exact dezelfde data als je webshop. In plaats van dat een klant een andere beschikbaarheidsstatus ziet dan een binnendienstmedewerker, hebben beiden toegang tot dezelfde actuele informatie. En in plaats van dat iemand van inkoop fysiek het magazijn moet controleren om te zien wat er op voorraad is, kunnen aanvulorders altijd op betrouwbare data worden gebaseerd.
De echte waarde zit dus niet simpelweg in schonere data. Het gaat om het creëren van een gedeeld, allesomvattend informatiefundament waar niet alleen elke afdeling, maar ook je klanten toegang tot hebben.
Shopware B2B Commerce: complexe eisen automatiseren
B2B-bedrijven hebben, zoals we allemaal weten, hun eigen unieke uitdagingen: klanten verwachten individuele voorwaarden, aangepaste productassortimenten en processen die passen bij hun eigen interne workflows. Door Shopware en Microsoft Business Central te koppelen, kunnen veel van deze eisen efficiënt en automatisch worden afgehandeld:
Individuele prijslijsten
Zakelijke klanten ontvangen hun onderhandelde voorwaarden automatisch rechtstreeks in de webshop. Kortingen en andere klantspecifieke afspraken hoeven niet handmatig te worden bijgehouden, maar kunnen direct door het ERP-systeem worden aangeleverd.
Klantspecifieke productassortimenten
Niet elke klant heeft toegang tot het volledige assortiment nodig. Met de integratie kun je individuele catalogi en productselecties maken, zodat klanten alleen de producten zien die voor hen relevant zijn.
Complexe goedkeuringsprocessen
Veel B2B-bestellingen moeten worden beoordeeld of intern goedgekeurd voordat ze verwerkt kunnen worden. Orderprocessen kunnen daarom worden geautomatiseerd op basis van bedrijfsregels, bijvoorbeeld afhankelijk van orderwaarden, klantgroepen of verantwoordelijkheden.
Buitendienst en verkoopteams
Verkoopteams hebben actuele informatie nodig om klanten goed te kunnen adviseren. Wanneer prijzen, beschikbaarheid en orderdata centraal beschikbaar zijn, werken verkoopteams met dezelfde informatie als de webshop: betrouwbaar en met de klantervaring in gedachten.
Dealerportals
Ten slotte biedt de integratie een betrouwbaar fundament voor digitale dealerportals waar zakelijke klanten zelfstandig bestellingen kunnen plaatsen en relevante informatie kunnen raadplegen. Deze portals kunnen tegelijkertijd sterk worden aangepast, bijvoorbeeld op basis van klantgroepen, markten of regio's. Zo is het mogelijk om verschillende content te bieden zonder voor elke markt afzonderlijke processen te moeten opzetten.
De webshop groeit uit van een eenvoudig bestelkanaal tot een echt onderdeel van het B2B-proceslandschap, dat volledig kan worden afgestemd op de individuele eisen van zowel klanten als bedrijven.
Leestip: vaak een must-have in B2B: OCI PunchOut voor zakelijke klanten. We leggen uit wat het is, waarom het zo populair is en hoe je het voor je bedrijf kunt inzetten.
Schaalbaarheid: klaar om te groeien zonder nieuwe proceslandschappen te bouwen
Dat het koppelen van Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central de schaalbaarheid verbetert, is al duidelijk geworden bij de dealerportals: bedrijven kunnen verschillende klantgroepen, markten en eisen ondersteunen zonder elk proces vanaf nul te moeten herbouwen.
Maar de voordelen van een schaalbaar systeemlandschap gaan nog verder. In B2B-commerce betekent groei niet alleen meer klanten, het betekent vaak ook meer complexiteit: nieuwe landen, extra verkoopkanalen, grotere assortimenten en toenemende ordervolumes.
Een goed geïntegreerde ERP-koppeling creëert het fundament dat nodig is voor optimale schaalbaarheid:
Uitbreiden naar nieuwe markten
Andere valuta, andere assortimenten, andere prijsstructuren: internationale expansie brengt altijd nieuwe eisen met zich mee. Door belangrijke data en processen centraal te beheren, kunnen nieuwe markten eenvoudiger worden geïntegreerd zonder bestaande workflows fundamenteel te veranderen.
Nieuwe shops en verkoopkanalen integreren
Of het nu gaat om een extra webshop, een marketplace of een ander digitaal verkoopkanaal: een flexibel systeemlandschap maakt het mogelijk nieuwe touchpoints te koppelen, terwijl centrale processen centraal in het ERP-systeem beheerd blijven.
Toenemende ordervolumes verwerken
Meer klanten en meer bestellingen betekenen zonder integratie altijd meer handmatig werk. Geautomatiseerde datastromen en processen zorgen ervoor dat ook snel groeiende ordervolumes efficiënt verwerkt kunnen worden.
Voorkomen dat processen bij elke groeistap opnieuw moeten worden opgebouwd
Zonder integratie leidt elk nieuw kanaal en elke nieuwe markt vaak tot weer een geïsoleerde oplossing. Een gekoppeld systeemlandschap creëert daarentegen gestandaardiseerde processen die met het bedrijf kunnen meegroeien.
Een goed geïntegreerde ERP-koppeling is dus niet alleen een oplossing voor de uitdagingen van vandaag. Belangrijker nog: het creëert het fundament waarmee een bedrijf kan groeien zonder dat de processen met elke volgende stap steeds complexer en moeilijker te beheren worden.
De juiste aanpak: partiële of volledige integratie
Als je er inmiddels van overtuigd bent dat het koppelen van Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central ook jouw bedrijf verder kan helpen, blijft er nog één belangrijke vraag over: hoe uitgebreid moet de integratie zijn?
Er zijn in essentie twee verschillende benaderingen: partiële integratie of volledige integratie.
Bij een partiële integratie worden in eerste instantie alleen geselecteerde onderdelen tussen Shopware en Business Central gekoppeld, zoals productdata, orders of voorraadniveaus.
Een volledige integratie koppelt daarentegen zo veel mogelijk relevante bedrijfsprocessen en datastromen tussen Shopware en Business Central. Naast producten en orders kan dit ook klantdata, prijzen, beschikbaarheid, retouren en andere processen omvatten.
Toch is er één belangrijk punt om in gedachten te houden: hoewel een partiële integratie in eerste instantie de snelste weg naar je doel lijkt, kan het op de lange termijn extra werk opleveren.
Als je later besluit om extra processen op het systeem aan te sluiten, moeten bestaande interfaces mogelijk worden aangepast en extra maatwerkoplossingen worden ontwikkeld. Een goed opgezette volledige integratie creëert daarentegen een stabiel fundament dat met je bedrijf kan meegroeien.
Dat betekent overigens niet dat "goed opgezet" hetzelfde is als zoveel mogelijk functies integreren om het integreren zelf. De kunst is om de processen te identificeren die daadwerkelijk relevant zijn voor jouw specifieke businessmodel en deze zo te bouwen dat ze ook toekomstige eisen kunnen opvangen.
Leestip: MS Navision is slechts een van de vele ERP-systemen. Odoo is een andere populaire keuze voor middelgrote bedrijven. We laten je zien hoe een koppeling tussen Shopware en deze Europese ERP-oplossing eruit kan zien.
Tot slot: drie fouten die je moet vermijden bij het koppelen van Microsoft Dynamics en Shopware
Een integratie tussen Shopware en Microsoft Dynamics kan een heel scala aan nieuwe mogelijkheden voor je bedrijf openen. Toch moet je niet zomaar beginnen zonder je doelen, processen en prioriteiten goed te doordenken. De belangrijkste vraag moet altijd zijn: hoe creëert deze koppeling echte waarde voor mijn bedrijf?
Dit zijn drie fouten die je zeker moet vermijden:
#1: elke individuele prijsafspraak in de shop willen digitaliseren
Individuele voorwaarden horen bij B2B-commerce. Verschillende klanten hebben hun eigen prijzen, kortingen of speciale afspraken. Het is daarom verleidelijk om elke afzonderlijke regel in de webshop te repliceren.
Maar dat is niet altijd de juiste aanpak. Niet elke individuele afspraak levert automatisch echte bedrijfswaarde op simpelweg omdat hij is gedigitaliseerd. Soms is de inspanning om een proces technisch te implementeren gewoonweg groter dan het daadwerkelijke voordeel dat het oplevert.
Vraag je, voordat je iets automatiseert, af: hoe vaak komt deze situatie eigenlijk voor? Hoeveel tijd bespaart digitalisering? En verbetert het de winkelervaring voor mijn klanten daadwerkelijk?
Vaak is het verstandiger om alleen de belangrijkste en meest voorkomende processen te digitaliseren en uitzonderingen bewust daar te laten waar ze efficiënt kunnen worden afgehandeld: telefonisch en via persoonlijk contact met je klanten.
#2: bestaande processen simpelweg overzetten naar de digitale wereld
Ook de beste integratie kan geen kluwen van omslachtige processen ontwarren. Ze kan alleen automatiseren wat vooraf duidelijk is gedefinieerd. Gebruik deze kans om je bestaande processen kritisch te bekijken en efficiënter te maken.
Voordat je Shopware en MS Business Central koppelt, moet je duidelijk hebben:
- Welk systeem is verantwoordelijk voor welke data?
- Waar worden prijzen, producten en klantdata bijgehouden?
- Welke stappen in het bestelproces verlopen automatisch?
- Welke goedkeuringen of controles zijn vereist?
Als je deze vragen voor elk proces systematisch vooraf beantwoordt, kun je vaak afrekenen met de bekende "zo hebben we het altijd gedaan"-mentaliteit. Een proces dat in de jaren negentig is opgezet, kan vandaag immers vaak veel efficiënter worden ingericht. Uiteindelijk krijg je zo een bedrijf dat vanaf de basis efficiënter opereert.
Leestip: een proces dat vaak over het hoofd wordt gezien bij het optimaliseren van je shop, is de zoekfunctie in je Shopware-webshop. We laten je zien hoe je met Nosto het maximale uit productzoeken haalt, zowel in B2C als B2B, en verhoog je conversies bijna als bijeffect.
#3: de integratie alleen afstemmen op de behoeften van vandaag
Een andere veelgemaakte fout is de integratie uitsluitend rond de huidige eisen te ontwerpen. Vandaag draait misschien alles soepel, maar wat gebeurt er als je bedrijf groeit?
Nieuwe landen, extra shops, meer verkoopkanalen en toenemende ordervolumes stellen allemaal nieuwe eisen aan je systeemlandschap. En wie weet hoe de markten van morgen eruitzien, wat de volgende grote trend wordt, of de volgende belangrijke vaarroute binnenkort geblokkeerd raakt, of dat nu komt door iemands ego of doordat een kapitein weer eens besluit een powerslide met zijn vrachtschip te maken.
Het punt is: een oplossing die vandaag perfect werkt, kan morgen al een bottleneck worden als ze niet uitbreidbaar is ontworpen. Een toekomstbestendige integratie creëert daarentegen het fundament om later nieuwe processen en kanalen toe te voegen zonder het hele systeemlandschap te moeten herbouwen.
Plan dus niet alleen voor de use case van vandaag. Denk altijd aan waar je bedrijf naartoe gaat.
Shopware x Microsoft Dynamics 365 Business Central: als de bal aan het rollen gaat
Al met al wordt één ding duidelijk: het koppelen van Shopware met Microsoft Dynamics gaat over veel meer dan een technisch project. Het creëert het fundament dat B2B-bedrijven nodig hebben om efficiënter, transparanter en schaalbaarder te worden, door ervoor te zorgen dat digitale verkoopkanalen en interne bedrijfsprocessen naadloos samenwerken.
Dit zijn de belangrijkste conclusies uit dit artikel:
Een sterke webshop heeft een sterk fundament nodig: Shopware levert de digitale kopersbeleving, terwijl Business Central achter de schermen gestructureerde bedrijfsprocessen beheert. Samen creëren ze een naadloos en gekoppeld systeemlandschap.
Automatisering begint met data: consistente informatie over producten, klanten, prijzen en voorraad is het fundament voor efficiëntere processen en betere klantervaringen.
B2B-eisen profiteren juist van diepe integratie: individuele prijsvoorwaarden, complexe bestelprocessen en digitale klantportals kunnen veel betrouwbaarder worden beheerd wanneer de webshop en het ERP-systeem nauw samenwerken.
Een goede integratie kijkt niet alleen naar vandaag: door vanaf het begin rekening te houden met toekomstige groei, kunnen bedrijven een architectuur bouwen die flexibel nieuwe markten, verkoopkanalen en toenemende bedrijfseisen ondersteunt.
We laten je graag zien hoe zo'n systeemlandschap in de praktijk kan worden ingericht, aan de hand van onze succesvol opgeleverde Shopware-projecten. Bekijk ons aanbod aan Commerce-oplossingen en ontdek hoe bedrijven hun digitale processen succesvol laten evolueren.
En natuurlijk gaat onze ondersteuning verder dan het koppelen van Shopware en Microsoft Dynamics. Onze expertise omvat alles van het ontwikkelen van Shopware-maatwerkoplossingen en het bouwen van interfaces en integraties tot holistisch advies voor digitale commerceprojecten.
En als je webshop zo goed presteert dat Amazon, Temu en de rest failliet moeten gaan, wie weet... Misschien praat de community ooit over het wonder van het web.
FAQ: Shopware x Microsoft Dynamics 365 Business Central
Waarom zou ik Shopware koppelen aan Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Een integratie zorgt ervoor dat je shop en ERP-systeem met hetzelfde datafundament werken. Zo kunnen productdata, prijzen, voorraadniveaus en orders automatisch worden gesynchroniseerd. Het vermindert handmatig werk, beperkt fouten en creëert het fundament voor efficiënte bedrijfsprocessen.
Welke data wordt uitgewisseld tussen Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Doorgaans worden productdata, klantdata, prijzen, voorraadniveaus en orders gesynchroniseerd. Afhankelijk van het businessmodel kunnen ook retouren, betaalinformatie, klantspecifieke prijslijsten of individuele productassortimenten in de integratie worden opgenomen.
Kan de integratie ook B2B-processen automatiseren?
Ja. Een koppeling tussen Shopware en Microsoft Dynamics 365 Business Central maakt veel meer mogelijk dan alleen het uitwisselen van data. Afhankelijk van je eisen kunnen individuele prijslijsten, klantspecifieke assortimenten, bestel- en goedkeuringsprocessen en ordertransfers allemaal worden geautomatiseerd.
Dit vermindert handmatige inspanning, versnelt orderverwerking en zorgt voor een consistente kopersbeleving over alle verkoopkanalen heen.
Is de integratie ook geschikt voor internationale B2B-bedrijven?
Ja. Bedrijven die actief zijn in meerdere markten, verkoopkanalen of vestigingen profiteren juist van een gekoppeld systeemlandschap. De integratie maakt het eenvoudiger om verschillende productassortimenten, prijsstructuren en processen centraal te beheren, terwijl er genoeg flexibiliteit blijft om op nieuwe eisen in te spelen.
Moet ik beginnen met een partiële integratie of direct voor een volledige integratie gaan?
Dat hangt af van je eisen. In het algemeen biedt een volledige integratie een sterker fundament voor duurzame groei, omdat het helpt geïsoleerde oplossingen en kostbare herstelwerkzaamheden op de lange termijn te voorkomen.
De kunst is echter om de integratie vanaf het begin zo te plannen dat ze ook toekomstige bedrijfsprocessen en mogelijke uitbreidingen ondersteunt.