llein in Deutschland wurden 2024 rund 4,6 Milliarden Pakete verschickt – und tatsächlich erreicht ein Großteil von ihnen zuverlässig sein Ziel. Zu verdanken haben wir das vor allem einem standardisierten Datenformat: Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt. Diese Logik ist so stringent und einfach, dass Maschinen in den Versandzentren sie problemlos verstehen.
Jetzt stell dir vor, wir hätten das Adresssystem nie eingeführt, sondern würden unsere Pakete immer noch „an den Müller im roten Haus am großen See bei Neustadt“ verschicken. So etwas hat vor ein paar Jahrhunderten tatsächlich noch funktioniert, würde heute aber sofort in unbeherrschbarem Chaos enden.
Wenn wir dieses Bild auf eine moderne E-Commerce-Architektur übertragen, stehen wir vor einer ähnlichen Situation: Ein User löst einen Vorgang aus – etwa einen Einkauf in einem Shopware-Store. Alle daraus resultierenden Informationen müssen nun an das ERP-System übertragen werden, um den Prozess weiter zu verarbeiten. Das gelingt allerdings nur, wenn das ERP Informationen erhält, die es auch versteht. Erzählt der Store ihm was vom Müller am See, ist eine Verarbeitung unmöglich.
Damit eine Bestellung, ein Lagerbestand oder eine Produktinformation zuverlässig von einem System ins andere gelangt, braucht es auch hier eine Struktur. In vielen SAP-Landschaften übernehmen diese Aufgabe sogenannte IDocs – und genau die sehen wir uns in diesem Beitrag genauer an: Was genau ist ein IDoc? Wie lässt sich das Format in der Praxis implementieren? Und vor allem: Welche Vorteile bringen IDocs dem E-Commerce?
Aber zuerst sollten wir darüber reden, wie Shopware und SAP überhaupt zusammenkommen – sprich: über die Integration.
Was bedeutet eine Integration von Shopware in SAP und welche Vorteile hat sie?
Shopware und SAP erfüllen in einem Unternehmen unterschiedliche Aufgaben. Während Shopware als digitale Verkaufsplattform den Kontakt zur Kundschaft ermöglicht und ihre Bestellungen entgegennimmt, bildet SAP das zentrale System für Geschäftsprozesse wie Warenwirtschaft, Einkauf, Lagerverwaltung oder Finanzbuchhaltung.
Ohne weiteres Zutun laufen beide Systeme komplett unabhängig voneinander – technisch durchaus möglich, auf Dauer aber selten die beste Lösung. Denn ohne eine Verbindung müssen Informationen zwischen dem ERP und dem Store manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden.
Dabei kostet eine manuelle Übertragung Zeit und erhöht gleichzeitig das Risiko für Fehler: Ein Zahlendreher bei einer Artikelnummer, ein veralteter Lagerbestand oder eine nicht aktualisierte Preisinformation können schnell zu Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand führen.
Eine Integration hingegen verbindet Shopware und SAP miteinander. Die Systeme können dadurch Daten automatisch austauschen und ihre jeweiligen Stärken ausspielen: Shopware übernimmt den digitalen Vertrieb, während SAP die zentralen Geschäftsprozesse steuert.
Lesetipp: SAP ist natürlich nicht das einzige ERP-System, in das sich Shopware integrieren lässt. Möglich sind zum Beispiel auch Verbindungen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo oder dem MS-Legacy-System Navision.
Welche Daten können bei einer Integration übertragen werden?
Damit du einen Eindruck davon bekommst, welche Informationen zwischen Shopware und SAP hin- und herfließen können, lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten Datentypen:
- Produktdaten: Artikelnummern, Beschreibungen, Varianten, technische Eigenschaften oder Dokumente
- Preise und Konditionen: Standardpreise, kundenspezifische Preise oder Rabatte
- Kundendaten: Stammdaten, Kundengruppen oder individuelle Einstellungen
- Bestellungen: Auftragsdaten, Positionen, Mengen, Liefer- und Zahlungsinformationen
- Lagerbestände: verfügbare Mengen und aktuelle Bestandsinformationen
- Lieferdaten: Versandstatus, Tracking-Informationen oder Liefertermine
- Rechnungen und Gutschriften: wichtige Informationen für die Abwicklung nach dem Kauf
Welche Daten tatsächlich übertragen werden, hängt dabei natürlich immer von den individuellen Geschäftsprozessen eines Unternehmens ab. Ein B2B-Unternehmen mit komplexen Preisstrukturen und vielen Geschäftskunden benötigt beispielsweise andere Datenflüsse als ein Unternehmen mit einem einfachen Produktsortiment.
Der eigentliche Vorteil einer Integration liegt aber nicht nur darin, Informationen zwischen den Systemen auszutauschen – vielmehr schafft sie die Grundlage dafür, viele Prozesse zu automatisieren:
Welche Prozesse können bei einer Integration automatisiert werden?
Es versteht sich von selbst, dass eine Prozessautomation im Geschäftsalltag noch deutlich mehr Vorteile bringt als ein bloßer Datenaustausch. Um welche Vorgänge es sich dabei handelt, hängt auch hier von der individuellen Systemlandschaft und den Anforderungen eines Unternehmens ab. Die Möglichkeiten sind vielfältig und alle Varianten aufzuzählen würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Einige typische Beispiele zeigen aber, welches Potenzial eine Integration bietet:
- Bestellabwicklung: Eingehende Bestellungen aus Shopware können automatisch an SAP übergeben und dort weiterverarbeitet werden.
- Bestandsmanagement: Lagerbestände lassen sich synchronisieren, sodass Kundinnen und Kunden aktuelle Verfügbarkeiten sehen und interne Teams mit zuverlässigen Daten arbeiten.
- Produktpflege: Neue Artikel oder Änderungen an bestehenden Produkten können automatisch zwischen den Systemen übertragen werden.
- Preisaktualisierung: Änderungen an Preisen oder kundenspezifischen Konditionen können ohne manuelle Pflege im Shop verfügbar gemacht werden.
- Versand und Retouren: Versandinformationen oder Retourenstatus können automatisch zwischen SAP und Shopware ausgetauscht werden.
- Kundenverwaltung: Neue Kundendaten oder Änderungen an bestehenden Stammdaten können direkt in die jeweils benötigten Systeme übernommen werden.
Eine Integration sorgt also nicht nur dafür, dass Shopware und SAP miteinander kommunizieren. Sie macht Abläufe effizienter, verringert manuelle Arbeit und erzeugt insgesamt eine deutlich höhere Datenqualität.
Aber was haben nun die eingangs erwähnten IDocs damit zu tun?
SAP IDocs: Was ist das und was kann es?
IDocs (ausgeschrieben: Intermediate Documents) sind ein standardisiertes Nachrichtenformat von SAP, mit dem Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden können. Kurz gesagt: Ein IDoc bereitet Informationen so auf, dass das empfangende System sie eindeutig verarbeiten kann.
Stell dir zum Beispiel vor, ein Geschäftskunde bestellt über deinen Shopware Store mehrere Produkte. Für ihn ist der Vorgang mit dem Klick auf „Bestellung abschicken“ abgeschlossen. Für deine Systeme allerdings fängt die Arbeit erst an, denn selbst eine einfache Bestellung besteht aus einer Vielzahl an Informationen. Zum Beispiel:
- Wer ist der Kunde?
- Welche Produkte wurden bestellt?
- Welche Mengen werden benötigt?
- Welche Lieferadresse gilt?
- Welche Preise und Konditionen wurden vereinbart?
Diese und weitere Informationen müssen korrekt im SAP-System eingehen und dort an die richtigen Module weitergegeben werden. Denn nur dann kann dort beispielsweise ein Auftrag angelegt, die Lagerverfügbarkeit geprüft und die weitere Abwicklung gestartet werden.
Ein IDoc sorgt dafür, dass die Bestellung in einer einheitlichen Struktur übertragen wird. SAP erkennt dadurch, welche Information zu welchem Feld gehört, und kann die Daten automatisch weiterverarbeiten.
Extrem einfach dargestellt ist ein IDoc also so etwas wie ein standardisierter digitaler Lieferschein: Weder Kundschaft noch Mitarbeitende entscheiden, welche Information wo eingetragen wird, sondern SAP. Dabei können IDocs natürlich nicht nur Bestellungen übertragen, sondern zum Beispiel auch Produktdaten, Lagerbestände, Preise, Lieferinformationen oder Rechnungsdaten zwischen Systemen austauschen.
Aber irgendwie klingt das noch nicht so spektakulär – denn es stellt sich die Frage:
Welche Vorteile haben IDocs gegenüber Standard-Schnittstellen in SAP?
Die Übertragung von Daten zwischen Shopware und SAP könnte grundsätzlich immer auch über andere Technologien erfolgen; beispielsweise über REST-APIs oder vergleichbare Schnittstellen.
Allerdings bieten IDocs in vielen SAP-Commerce-Landschaften einige besondere Vorteile, denn sie wurden speziell dafür entwickelt, Geschäftsdaten zuverlässig zwischen SAP-Systemen und angebundenen Anwendungen auszutauschen, und sind deshalb tief in viele Prozesse integriert.
Zu den wichtigsten Benefits gehören:
#1: Bewährter Standard im SAP-Umfeld
IDocs gehören seit vielen Jahren zum Standardwerkzeug von SAP. Viele Unternehmen nutzen sie bereits für bestehende Prozesse und können neue Integrationen auf dieser etablierten Grundlage aufbauen. Eine Verbindung mit einem neuen System wie Shopware ist problemlos möglich, ohne bestehende Abläufe komplett neu entwickeln zu müssen.
#2: Klare Strukturen für komplexe Prozesse
Eine Bestellung besteht im B2B-Handel häufig aus vielen Informationen: Kundendaten, Artikeln, Mengen, Preisen, Lieferbedingungen oder individuellen Konditionen. IDocs bieten feste Strukturen, mit denen auch komplexe Geschäftsvorgänge eindeutig abgebildet werden können.
#3: Zuverlässige Verarbeitung von Geschäftsdaten
IDocs sind darauf ausgelegt, auch große Mengen an Geschäftsdaten strukturiert zu übertragen. Sollte eine Verarbeitung einmal fehlschlagen, bleiben die Informationen nachvollziehbar und können nach der Fehlerbehebung erneut verarbeitet werden.
#4: Transparenz bei Fehlern
Oben genannte Fehler können weiterhin schnell erkannt werden. Denn IDocs lassen sich im SAP-System überwachen und protokollieren. Dadurch können Unternehmen nachvollziehen, welche Daten korrekt übertragen wurden und an welchen Stellen Probleme entstanden sind.
#5: Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen
B2B-Unternehmen verändern sich ständig: Neue Produkte kommen hinzu, die Zahl der Bestellungen steigt, und weitere Vertriebskanäle werden angebunden. Dank des standardisierten Aufbaus der IDoc können Unternehmen ihre Systemlandschaft erweitern, ohne für jeden neuen Anwendungsfall zu Sonderlösungen greifen zu müssen.
Aber bevor du jetzt deiner IT aufs Dach steigst und wissen willst, wieso bei euch keine IDocs zum Einsatz kommen, sollten wir lieber schnell die Frage klären:
Für welche Unternehmen eignen sich IDocs und wer fährt besser mit einem Standard-Connector?
Natürlich sind IDocs kein Allheilmittel für jede Shopware-SAP-Integration. Tatsächlich ist der Standard-Connector in einigen Fällen sogar die bessere Wahl. Welche Lösung die wirklich richtige ist, hängt deshalb vor allem von den Anforderungen eines Unternehmens ab.
IDocs eignen sich besonders für Unternehmen, die …
- bereits SAP ERP oder SAP S/4HANA einsetzen und ihre bestehende Systemlandschaft erweitern möchten.
- komplexe B2B-Prozesse abbilden, beispielsweise individuelle Preise, Kundengruppen, Freigabeprozesse oder spezielle Auftragsabläufe.
- große Datenmengen verarbeiten, etwa bei umfangreichen Sortimenten, vielen Geschäftskunden oder mehreren Vertriebskanälen.
- individuelle Anforderungen an die Integration haben, die über Standardprozesse hinausgehen.
- langfristig eine skalierbare Systemlandschaft aufbauen möchten, die mit dem Unternehmen wachsen kann.
Ein Standard-Connector eignet sich besonders für Unternehmen, die …
- schnell eine Verbindung zwischen Shopware und SAP herstellen möchten, ohne dabei auf umfangreiche Individualentwicklung angewiesen zu sein.
- mit Standardprozessen arbeiten und keine stark angepassten Geschäftsabläufe benötigen.
- eine überschaubare Systemlandschaft haben, bei der wenige Daten und Prozesse synchronisiert werden müssen.
- eine kosteneffiziente Lösung für einen klar definierten Anwendungsfall suchen.
- schnell erste Automatisierungen umsetzen möchten, etwa die Übertragung von Bestellungen oder Produktdaten.
Wie so oft ist entscheidend, welche Lösung zu den Prozessen, zur bestehenden Systemlandschaft und zu den langfristigen Zielen deines Unternehmens passt. Solltest du dich dabei in der Rubrik IDocs wiederfinden, stellt sich dann eine abschließende Frage:
SAP IDocs x Shopware: Wie funktioniert die Integration in der Praxis?
Leider folgt eine Shopware-SAP-Integration mit IDocs keinem festen Bauplan. Schließlich bringt jedes Unternehmen seine ganz eigenen Anforderungen mit. Während Händler A vor allem Bestellungen und Lagerbestände synchronisieren möchte, benötigt Händlerin B zusätzlich kundenspezifische Preise, komplexe Freigabeprozesse oder internationale Strukturen …
Etabliert haben sich stattdessen einige Best Practices, die dir Schritt für Schritt bei der Planung und Umsetzung helfen:
#1: Anforderungsanalyse
Am Anfang steht nicht die Technik, sondern das Verständnis der Geschäftsprozesse. In einer Anforderungsanalyse wird geklärt, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten überhaupt ausgetauscht werden müssen und welche Ziele die Integration insgesamt erreichen soll.
#2: Prozessanalyse
Bevor Systeme miteinander verbunden werden, sollten weiterhin bestehende Abläufe betrachtet werden. Wo entstehen heute manuelle Arbeitsschritte? Welche Prozesse kosten besonders viel Zeit? Und welche Aufgaben lassen sich durch Automatisierung effizienter gestalten?
#3: Architektur und Integrationskonzept
Auf Basis dieser Anforderungen wird anschließend eine passende technische Architektur entwickelt. Dabei geht es unter anderem darum, welche Systeme miteinander kommunizieren, welche Daten übertragen werden und wie die Integration langfristig skalierbar bleibt.
#4: Entwicklung und Umsetzung
Erst jetzt wird die Integration technisch umgesetzt. Dabei werden die notwendigen Verbindungen zwischen Shopware, SAP und gegebenenfalls weiteren Systemen geschaffen und die definierten Datenflüsse eingerichtet.
#5: Testing und Qualitätssicherung
Bevor die Integration livegeht, müssen alle wichtigen Prozesse geprüft werden. Funktionieren Bestellungen, Produktdaten und Lagerbestände wie vorgesehen? Werden Fehler korrekt erkannt? Gerade bei geschäftskritischen Prozessen ist eine gründliche Testphase entscheidend.
#6: Schulung und Vorbereitung der Teams
Auch die Mitarbeitenden müssen auf die neuen Prozesse vorbereitet werden. In Schulungen lernen sie, wie sich Abläufe verändern und welche Vorteile die Integration im Arbeitsalltag bietet. So entstehen Verständnis und Akzeptanz, bevor die Lösung produktiv eingesetzt wird.
#7: Go-live und laufender Betrieb
Mit dem Go-live endet das Projekt nicht. Nach dem Start müssen Prozesse überwacht, Fehler analysiert und die Integration an neue Anforderungen angepasst werden.
#8: Optimierung und Weiterentwicklung
Unternehmen verändern sich: Sortimente wachsen, neue Vertriebskanäle kommen hinzu oder Geschäftsprozesse werden angepasst. Eine gute Integration sollte deshalb nicht nur heute funktionieren, sondern auch zukünftige Entwicklungen unterstützen.
Eine Shopware-SAP-Integration mit IDocs ist also kein Projekt, das mit einer einzelnen Schnittstelle erledigt ist. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Technologie, Prozessen und Erfahrung. Deshalb setzen viele Unternehmen auf die Unterstützung durch erfahrene Agenturen, die sie von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb begleiten.
Mit dem richtigen Partner zur erfolgreichen Shopware-SAP-Integration
Wir halten also fest: Eine erfolgreiche Integration von Shopware und SAP entsteht nicht allein durch die technische Verbindung zweier Systeme. Entscheidend ist, dass Technologie, Prozesse und die Anforderungen des Unternehmens zusammenpassen.
Als erfahrener Shopware-Partner unterstützen wir dich gerne bei genau diesen Herausforderungen. Wenn du sehen möchtest, wie so ein Projekt in der Praxis aussehen kann, dann wirf einfach einen Blick auf unsere erfolgreichen Shopware-Projekte.
Möchtest du dagegen mehr über unsere weiteren Leistungen erfahren, findest du auf der entsprechenden Seite alle wichtigen Informationen. Denn wir begleiten dich immer umfassend – von der Strategie über die Entwicklung bis zur kontinuierlichen Optimierung deines digitalen Geschäfts.
Erreichen kannst du uns unter der Anschrift: „Strix in Frankfurt, hinter dem Kreisverkehr, in der Allee mit den vielen Bäumen, gegenüber der Deutschen Bank“ – oder einfach über unser Kontaktformular.
FAQ: Shopware, SAP und IDocs
Warum ist eine Integration von Shopware und SAP für B2B-Händler sinnvoll?
Shopware und SAP übernehmen unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen. Während Shopware den digitalen Vertrieb abbildet, steuert SAP häufig zentrale Geschäftsprozesse wie Warenwirtschaft, Einkauf oder Lagerverwaltung. Eine Integration verbindet beide Systeme und ermöglicht den automatischen Datenaustausch. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Fehler vermeiden und Prozesse effizienter gestalten.
Was ist ein IDoc in SAP?
Ein IDoc (Intermediate Document) ist ein standardisiertes Nachrichtenformat von SAP, mit dem Geschäftsdaten zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden können. Es sorgt dafür, dass Informationen wie Bestellungen, Produktdaten oder Lagerbestände in einer klar definierten Struktur übertragen und automatisch verarbeitet werden können.
Welche Daten können über IDocs zwischen Shopware und SAP ausgetauscht werden?
Über IDocs lassen sich die verschiedensten Geschäftsdaten übertragen, darunter beispielsweise Produktinformationen, Preise, Kundendaten, Bestellungen, Lagerbestände, Lieferinformationen sowie Rechnungsdaten. Welche Daten tatsächlich synchronisiert werden, hängt von den individuellen Anforderungen und Prozessen eines Unternehmens ab.
Sind IDocs besser als Standard-Schnittstellen wie REST-APIs?
IDocs und moderne APIs verfolgen unterschiedliche Ansätze und haben jeweils ihre Stärken. Während REST-APIs einen flexiblen Datenaustausch ermöglichen, sind IDocs besonders tief in viele SAP-Prozesse integriert und bieten Vorteile bei komplexen Geschäftsvorgängen. Welche Lösung geeignet ist, hängt von der bestehenden Systemlandschaft und den Anforderungen des Unternehmens ab.
Braucht jedes Unternehmen mit Shopware und SAP eine IDoc-Integration?
Nein. IDocs eignen sich vor allem für Unternehmen mit komplexen Prozessen, großen Datenmengen oder einer gewachsenen SAP-Landschaft. Für einfachere Anforderungen kann auch ein Standard-Connector die passende Lösung sein. Entscheidend ist, welche Prozesse automatisiert werden sollen und wie die bestehende Systemarchitektur aussieht.