Wahrscheinlich ist es dir auch schon passiert: Du bist im Baumarkt. Standort: die Wand mit den Schrauben. Dein Plan: Eine Schraube ersetzen, denn die alte ist weg. Und damit fangen die Probleme an. Vielleicht kennst du den Durchmesser des Lochs; aber wie tief es ist? Keine Ahnung. Brauchst du einen Senkkopf oder einen Flachkopf? Warum steht da nicht, ob sich die Schraube auch für Kunststoff eignet? Und was bitte bedeutet „brüniert“?
So viele Informationen. Unstrukturiert, lückenhaft, fachgesimpelt – und weit und breit kein Fachverkäufer, der dir helfen könnte …
Ähnlich sieht es in manch einem Onlineshop aus: Auf den Produktdetailseiten landet nur das Nötigste. Vielleicht eine rudimentäre Beschreibung, dazu ein paar nichtssagende Produktbilder und die SKU, mit der die meisten Kunden herzlich wenig anfangen können. Wer hat schon Zeit, ansprechende Produktbeschreibungen zu verfassen, Fotos zu bearbeiten und all die Informationen zusammenzutragen, die über Excel-Sheets, Docs und Datenblätter verteilt sind?
Klingt bekannt? Dann haben wir eine gute Nachricht für dich: Ein PIM-System bringt Ordnung in dieses Datenchaos – und eine Plattform, mit der sich das Ganze sinnvoll umsetzen lässt, ist Pimcore. Wie ein PIM funktioniert und worauf es bei der Einführung von Pimcore ankommt, schauen wir uns in diesem Artikel an.
Starten wir mit den Basics:
Was kann ein PIM und was ist Pimcore?
Ein Product Information Management (PIM) bündelt Produktinformationen an einem zentralen Ort. Dort lassen sich Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, vervollständigen, strukturieren und für verschiedene Kanäle aufbereiten – vom Onlineshop über Marktplätze bis zum Printkatalog. So müssen Teams Informationen nicht mehrfach pflegen und können sicherstellen, dass Produkte überall mit den passenden Angaben präsentiert werden.
Kurzum: Ein PIM macht aus verstreuten Produktdaten eine zentrale, verlässliche Informationsquelle für alle Vertriebskanäle.
Unser Kandidat: Pimcore
Bei Strix setzen wir für das PIM auf Pimcore. Warum? Weil die Plattform deutlich über das reine Produktdatenmanagement hinausgeht: Neben PIM-Funktionen vereint sie weitere Bausteine für den digitalen Handel und das Management von Unternehmensdaten, von der Verwaltung digitaler Medien bis zur Gestaltung von Webinhalten und Commerce-Lösungen.
Dazu gehören:
- MDM (Master Data Management): sorgt für einheitliche Stammdaten über verschiedene Unternehmensbereiche und Systeme hinweg; beispielsweise zu Produkten, Lieferanten oder Standorten.
- CMS/DXP (Content Management System/Digital Experience Platform): unterstützt dabei, Website-Inhalte zu pflegen und digitale Erlebnisse zu gestalten.
- Digital Commerce: bietet Bausteine für individuelle E-Commerce-Lösungen.
Dabei lassen sich diese Funktionen auf einer gemeinsamen Plattform miteinander verbinden. Produktinformationen, Medien und weitere Daten müssen also nicht zwangsläufig in getrennten Systemen liegen.
Außerdem bietet Pimcore mit drei Editionen – Community, Professional und Enterprise – unterschiedliche Funktionsumfänge für verschiedene Anforderungen. So lässt sich die Plattform passend zum Projekt aufstellen, ohne dass du dich durch eine unübersichtliche Vielzahl einzelner Module arbeiten musst.
Woran merkst du, dass du ein PIM brauchst?
Gar nicht schlecht also, was ein PIM alles kann. Aber an welchen Indikatoren erkennst du, dass auch für dein Unternehmen die PIM-Zeit begonnen hat? Ein Blick auf deinen Arbeitsalltag verrät mehr als jede Funktionsliste.
Ein PIM lohnt sich, wenn …
- … deine Produktdaten überall verstreut liegen. Ein Teil versteckt sich im ERP, ein anderer in Excel-Tabellen, weitere Informationen liegen in E-Mail-Anhängen oder kryptisch benannten Dateiordnern. Die Informationssuche gleicht einem Puzzlespiel mit verbundenen Augen.
- … du Produktinformationen mehrfach pflegen musst. Für den Onlineshop braucht es andere Texte als für den Marktplatz, und für den nächsten Vertriebskanal darfst du wieder von vorn anfangen. Irgendwo auf dem Server liegt dann Produkttext_final _neu_wirklichfinal_v7.docx – aber ob das tatsächlich die aktuelle Version ist, weiß nur der Kollege, der gerade im Urlaub ist.
- … deine Produkte online gehen, obwohl wichtige Angaben fehlen. Das Produktbild soll eigentlich noch freigestellt werden, die Beschreibung hat der Azubi mit der KI, drei Stichworten und einem Stoßgebet zusammengestümpert; die technischen Eigenschaften sind lückenhafter als das Gedächtnis eines Politikers vor dem Untersuchungsausschuss. Wer nach Informationen mit Mehrwert sucht, klickt im Zweifel lieber zur Konkurrenz.
- … neue Märkte und Vertriebskanäle deine To-do-Liste sprengen. Eine weitere Sprache, ein neuer Marktplatz oder ein zusätzlicher Shop: Was nach Wachstum klingt, wird zur Vollbremsung, weil niemand genau weiß, welche Produktdaten schon vorliegen, welche fehlen und was für den neuen Markt angepasst werden muss. Die Wachstumschance wird zum Mammutprojekt.
- … dein Team mehr sortiert als verkauft. Bilder umbenennen, Dateien zuordnen, Daten übertragen und fehlende Angaben zusammensuchen: Wenn sich Mitarbeitende durch Ordner und Tabellen wühlen und Copy-and-paste zur Vollzeitbeschäftigung wird, bleibt weniger Zeit für die Aufgaben, die dein Geschäft wirklich voranbringen.
Erkennst du dein Unternehmen in einem oder mehreren dieser Punkte wieder, lohnt es sich, über ein PIM nachzudenken. Damit dir das System später tatsächlich Arbeit abnimmt, solltest du allerdings nicht einfach draufloslegen …
Vor dem Start: Was du für dein Pimcore-Projekt klären solltest
Ein PIM einzuführen, klingt erst einmal nach einer rein technischen Aufgabe: System auswählen, Daten importieren, fertig. Ganz so einfach ist es allerdings nicht. Damit Produktinformationen sauber zusammenlaufen können, solltest du diese Fragen beantworten:
Welche Probleme soll das PIM lösen?
Ein PIM-Projekt braucht ein klares Ziel. „Unsere Produktdaten sollen besser werden“ ist zu vage. Überlege also, was sich im Arbeitsalltag konkret ändern soll: Sollen neue Produkte schneller veröffentlicht werden? Möchtest du mehr Produktinformationen für verschiedene Vertriebskanäle bereitstellen? Oder sollen wiederkehrende Aufgaben künftig automatisch ablaufen?
Je genauer du deine Erwartungen formulierst, desto leichter kannst du später Prioritäten setzen und beurteilen, ob das PIM auch den gewünschten Nutzen bringt. Gleichzeitig schaffst du eine wichtige Grundlage für die Konzeption, denn welche Funktionen du benötigst und wie das System aufgebaut sein sollte, hängt maßgeblich davon ab, was du damit erreichen willst.
Wie sollen die Systeme zusammenarbeiten?
Pimcore wird in den seltensten Fällen zum alleinigen Datenspeicher deines Unternehmens. So liefert etwa das ERP verschiedene Produktstammdaten, während das Marketing Bilder und Produktbeschreibungen beisteuert. In Pimcore laufen diese Informationen zusammen und werden zu einem vollständigen Produktdatensatz gebündelt.
Damit dieser Austausch funktioniert, braucht es Schnittstellen, über die die Daten laufen. Überlege deshalb schon bei der Vorbereitung, welche Informationen fließen müssen. Dabei spielt auch die Richtung des Datenaustauschs eine Rolle: Werden Informationen nur übernommen, oder sollen Änderungen auch zurück in ein anderes System fließen?
Wer ist für welche Daten verantwortlich?
Zwar schafft ein PIM einen zentralen Ort für Produktinformationen, es nimmt deinem Team aber nicht automatisch die Entscheidung ab, welche Angaben korrekt sind und wer sie aktuell hält.
Lege deshalb früh fest, wer Daten prüft, fehlende Angaben ergänzt und neue Inhalte freigibt. Was passiert beispielsweise, wenn Informationen widersprüchlich sind oder wichtige Angaben fehlen? Und wer entscheidet, welche Daten verbindlich sind?
Je klarer diese Zuständigkeiten geregelt sind, desto geringer ist das Risiko, dass sich alte Unklarheiten einfach ins neue System verlagern.
Checkliste: Bist du bereit für dein Pimcore-Projekt?
Vom Datenmodell zum fertigen System: So läuft die Pimcore-Einführung ab
Die Hausaufgaben sind erledigt, du hast deine Ziele definiert, die wichtigsten Datenquellen identifiziert und erste Anforderungen gesammelt. Nun kommt die Agentur ins Spiel, die gemeinsam mit dir dein Pimcore-Projekt umsetzt. Damit aus der Planung nun ein System wird, das im Alltag funktioniert, gilt es, die richtigen Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge zu treffen.
Natürlich wissen wir nicht, wie Ingos Mediabude dabei vorgeht. Wir zeigen dir aber, wie wir es machen – und erklären dir auch, warum.
Anforderungen konkretisieren und das Datenmodell entwickeln
Am Anfang steht bei uns immer die gemeinsame Konzeption. Wir stimmen mit dir ab, welche Produktinformationen dein Unternehmen benötigt, woher sie kommen, wie sie zusammenhängen und welche Regeln für ihre Pflege gelten sollen. Aus diesen Anforderungen entwickeln wir ein Datenmodell, das festlegt, welche Attribute ein Produkt hat, wie sie strukturiert sind und welche Angaben für welche Produktgruppen erforderlich sind.
Dabei ist Sorgfalt gefragt – zum Teil mehr als bei einem klassischen Shop-Projekt. Denn ein Shop-Projekt ähnelt einem Haus aus dem Baukasten: Du planst die Räume und legst fest, wo Türen und Fenster hinkommen. Bei einem PIM-Projekt wird es granular: Was kommt in die Schränke? Woher kommt es? Wie wird alles sortiert? Und wer darf später die Schranktür öffnen und umräumen?
Oder weniger metaphorisch: Das Datenmodell bildet das Fundament für alle späteren Prozesse, Schnittstellen und Automatisierungen. Ändern sich diese Strukturen, nachdem andere Funktionen bereits darauf aufbauen, verursacht dies unnötige Nacharbeit. Deshalb lohnt es sich, hier gründlich zu sein: Je klarer das Modell und die Zuständigkeiten zu Beginn definiert sind, desto reibungsloser lässt sich das PIM anschließend aufbauen.
Daten übernehmen und aufbereiten
Sobald das Datenmodell steht, zeigt sich, wie gut die vorhandenen Informationen dazu passen. Doppelte Einträge, Widersprüche oder fehlende Angaben müssen bereinigt beziehungsweise ergänzt werden. Wie aufwendig das ist, hängt stark vom Zustand der Datenbestände ab: Je uneinheitlicher sie vorliegen, desto mehr Vorarbeit ist nötig, bevor sich alles zuverlässig ins PIM übernehmen lässt.
Anschließend werden die Inhalte dem neuen Modell zugeordnet und für die weitere Verwendung aufbereitet. Nicht jede Information muss dabei im PIM neu entstehen: Stammdaten wie Artikelnummern können weiterhin aus dem ERP kommen, während andere Angaben dort ergänzt und für verschiedene Vertriebskanäle vorbereitet werden. So entsteht Schritt für Schritt eine konsistente Grundlage für die weitere Arbeit.
Schnittstellen, Workflows und Automatisierungen einrichten
Damit Pimcore mit den vorhandenen Systemen kommunizieren kann, werden die erforderlichen Schnittstellen eingerichtet und konfiguriert. Dabei geht es unter anderem darum, Datenformate aufeinander abzustimmen, Feldzuordnungen festzulegen und zu definieren, wann ein Austausch ausgelöst wird. Je nach Anbindung müssen auch Fehlerfälle berücksichtigt werden: Was passiert beispielsweise, wenn ein Import fehlschlägt oder ein Pflichtfeld fehlt?
Parallel dazu werden die Workflows eingerichtet, die den Umgang mit Produktinformationen regeln. Dazu gehören beispielsweise Prüf- und Freigabeschritte oder Vorgaben dazu, welche Angaben vor der Veröffentlichung vollständig sein müssen. Auf dieser Grundlage lässt sich auch festlegen, welche wiederkehrenden Aufgaben automatisch ablaufen können, statt sie jedes Mal manuell zu erledigen.
Entscheidend ist, dass die technische Umsetzung zu den tatsächlichen Arbeitsprozessen passt. Eine Automatisierung, die auf unklaren Regeln oder fehlerhaften Voraussetzungen aufbaut, nimmt dir keine Arbeit ab – sie verteilt den Fehler einfach nur schneller. Deshalb sollten Schnittstellen und Workflows gemeinsam mit den beteiligten Teams abgestimmt und anschließend gründlich getestet werden.
Testen und in Betrieb nehmen
Und apropos testen: Bevor Pimcore live geht, prüfen wir gemeinsam mit dir, ob Datenübertragung, Schnittstellen und Workflows wie vorgesehen funktionieren. Auch typische Fehlerfälle werden dabei berücksichtigt, damit im laufenden Betrieb keine bösen Überraschungen auf dich warten.
Aber natürlich endet unsere Arbeit mit dem Go-live nicht zwangsläufig. Auf Wunsch begleiten wir dich auch danach, nehmen Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag auf und passen das System bei Bedarf an. So können wir Schwachstellen erkennen, Abläufe weiter verbessern und Pimcore Schritt für Schritt an neue Anforderungen anpassen.
Pimcore in der Praxis: So sieht die Umsetzung aus
Datenmodelle, Schnittstellen, Workflows – das klingt nach viel Technik und Tabellenpflege. Richtig eingerichtet hat Pimcore allerdings deutlich mehr drauf, als Produktstammdaten zu sammeln und zentral zu verwalten. Unsere Beispiele zeigen dir, wie die Plattform deinem Team aufwendige Arbeit abnehmen und neue Möglichkeiten eröffnen kann:
Produktbilder automatisch aufbereiten und zuordnen
Die Aufbereitung von Produktbildern kann überraschend viel Zeit kosten. In einem Projekt wurden die Aufnahmen zunächst zur Bearbeitung ins Ausland geschickt. Kamen sie zurück, mussten Mitarbeitende vor Ort sämtliche Dateien manuell umbenennen – ein Job, den man nicht einmal seinem ärgsten Feind wünscht.
Mit Pimcore konnten wir diesen Prozess automatisieren: Eine zwischengeschaltete KI analysiert die Fotos und erzeugt passende, beschreibende Dateinamen. Anschließend ordnet das PIM die Dateien an der richtigen Stelle ein. Was vorher fehleranfällige Fleißarbeit erforderte, läuft jetzt im Hintergrund ab.
Produktinformationen systematisch vervollständigen
Ein Produktdatensatz ist erst dann wirklich hilfreich, wenn alle wichtigen Angaben vorhanden sind. Doch gerade bei großen Sortimenten fehlen häufig einzelne Attribute, technische Details oder Informationen, die für bestimmte Vertriebskanäle benötigt werden. Wer solche Lücken manuell suchen und schließen muss, verliert schnell den Überblick.
In unseren Pimcore-Projekten haben wir daher bereits mehrfach sogenannte Quality Gates eingesetzt. Mit ihrer Hilfe lässt sich festlegen, welche Angaben vorhanden sein müssen, bevor ein Produkt den nächsten Prozessschritt erreicht. So wird auf einen Blick sichtbar, wo Informationen fehlen und welche Produkte noch Nacharbeit benötigen, bevor sie live geschaltet werden dürfen.
Produkttexte effizienter erstellen
Gute Produktbeschreibungen kosten massig Zeit und Nerven – besonders, wenn ein Sortiment Hunderte oder Tausende Artikel umfasst, von denen sich viele womöglich auch noch ähneln. Dabei stecken viele Informationen, die sich für solche Texte nutzen lassen, bereits in den Produktattributen. Sie müssen nur noch in eine Form gebracht werden, die der Kundschaft tatsächlich weiterhilft.
Auch an dieser Stelle sind wir in Pimcore-Projekten bereits aktiv geworden: Eine KI erstellt aus vorhandenen Attributen SEO-Texte, die Mitarbeitende anschließend prüfen und für das PIM freigeben. So entsteht schnell neuer Content, ohne dass der menschliche Faktor auf der Strecke bleibt. Denn nicht vergessen: KI ist zwar ein mächtiges Werkzeug, aber kein Ersatz für redaktionelle Arbeit – irgendwer sollte die ganzen Redundanzen und Humpelsätze beseitigen, die die Bots so gerne produzieren.
Gelungene Pimcore-Einführung: Gute Produktdaten sind kein Zufall
Ein PIM ist also kein magischer Besen, der einmal durchs Unternehmen fegt und für permanente Ordnung sorgt. Damit Pimcore sein Potenzial entfalten kann, braucht es ein durchdachtes Datenmodell, klare Zuständigkeiten und Prozesse, die zum Arbeitsalltag passen. Wer diese Grundlagen sauber erarbeitet, schafft eine verlässliche Basis für seine Produktinformationen, kann auch manuelle Aufgaben reduzieren und neue Automatisierungen ermöglichen.
Wichtig ist dabei, nicht gleich alles auf einmal lösen zu wollen. Starte mit den Anforderungen, die für dein Unternehmen den größten Unterschied machen, und entwickle das System von dort aus weiter. Gerne unterstützen wir dich dabei – von der Konzeption über die technische Umsetzung bis zur Weiterentwicklung deiner Pimcore-Lösung – und alles, was darüber hinausgeht.
Und falls du dich seit 2.000 Wörtern fragst, was „brüniert“ nun eigentlich bedeutet: Dabei wird die Oberfläche von Stahl chemisch behandelt, sodass eine dunkle Schutzschicht entsteht. Geh also lieber nicht zum Friseur und lass dir das Haar brünieren.
FAQ: Häufige Fragen zur Pimcore-Einführung
Was kostet die Einführung von Pimcore?
Die Pimcore-Kosten hängen davon ab, wie komplex dein Projekt ist. Entscheidend sind unter anderem die Zahl und Qualität der vorhandenen Produktinformationen, die benötigten Schnittstellen, individuelle Workflows und der Umfang der gewünschten Automatisierungen. Auch die gewählte Pimcore-Lizenz kann eine Rolle spielen. Eine belastbare Kostenschätzung ist deshalb erst möglich, wenn Anforderungen und Projektumfang geklärt sind.
Was bedeutet Data Enrichment im PIM?
Data Enrichment bezeichnet die Anreicherung vorhandener Produktinformationen um zusätzliche Angaben. Das können technische Eigenschaften, Beschreibungen, Bilder oder weitere Inhalte sein, die für bestimmte Vertriebskanäle benötigt werden. Im PIM lassen sich solche Informationen zentral ergänzen und strukturieren. Je nach Projekt können auch Automatisierungen oder KI dabei helfen, fehlende Inhalte vorzubereiten.
Was macht eine Pimcore-Agentur?
Eine Pimcore-Agentur unterstützt dich bei der Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung deiner PIM-Lösung. Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung des Datenmodells, die Anbindung vorhandener Systeme, die Einrichtung von Workflows und die Übernahme bestehender Produktinformationen. Wichtig ist dabei, dass die Agentur nicht nur Pimcore beherrscht. Sie sollte auch dein Shopsystem und dessen Zusammenspiel mit dem PIM verstehen, damit die Produktinformationen am Ende dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Woran erkenne ich einen geeigneten Pimcore-Partner?
Ein geeigneter Pimcore-Partner versteht sowohl die technischen Anforderungen als auch die Abläufe deines Unternehmens. Er hinterfragt bestehende Prozesse, hilft dir bei der Priorisierung und entwickelt eine Lösung, die zu deinen Anforderungen passt. Achte außerdem darauf, dass die Zusammenarbeit nicht mit dem Go-live endet, sondern bei Bedarf auch Wartung und Weiterentwicklung abdeckt.
Wie lange dauert eine PIM-Implementierung?
Die Dauer einer PIM-Implementierung hängt vom Projektumfang ab. Ein überschaubares Vorhaben mit wenigen Schnittstellen und gut aufbereiteten Produktinformationen ist schneller umzusetzen als ein komplexes Projekt mit vielen Datenquellen, individuellen Workflows und umfangreicher Datenbereinigung. Je klarer die Anforderungen und Zuständigkeiten zu Beginn definiert sind, desto besser lässt sich der Zeitplan einschätzen.